De bedrijfssoftware achter LOA Wilmink B.V.

Elke project is bijzonder maar de implementatie van beGuru bij LOA Wilmink B.V. (voorheen Wilmink Poedercoating B.V.) is een extra vermelding waard: van ontwerp tot in ingebruikname van onze bedrijfssoftware in minder dan 3 maanden. En met spectaculaire resultaten tot gevolg, aldus Dirk Wilmink, eigenaar van dit vooruitstrevende Brabantse bedrijf.

Update december 2023
beGuru is verkocht aan INOVA want Bas wil zich richten op zijn nieuwe rol als onafhankelijk software adviseur.

Update september 2018
Wilmink Poedercoating B.V. is op 1 september 2018 overgenomen door LOA Group B.V. te Tilburg. De groep van ondernemingen behoort tot de grootste oppervlaktebehandelingsbedrijven van Europa. beGuru wordt inmiddels uitgerold naar de andere bedrijven uit deze groep.

Het is ergens in oktober 2012 wanneer de telefoon gaat: het is Dirk Wilmink. Dirk is naamgever en directeur van deze vooruitstrevende poedercoater. Dagelijks werkt hij samen met 35 medewerkers hard aan het poedercoaten en lakken van zeer diverse producten voor afnemers in binnen en buitenland.

Dirk legt uit al een tijdje bezig te zijn met een oriëntatie op een software pakket dat hij voor zijn bedrijf kan gebruiken. Na een gedegen zoektocht is gebleken dat geen enkel pakket echt goed past bij zijn organisatie. In de tussentijd heeft hij van beGuru gehoord en hij vraagt zich af wat wij voor hem kunnen betekenen.

In de gesprekken die daarop volgen valt op dat Dirk een duidelijk doel heeft: Hij wil zijn klanten niet alleen bedienen met een goed product maar ook aanvullende diensten leveren.

Zo neemt hij voor meerdere opdrachtgevers het voorraadbeheer uit handen. Klanten laten halffabrikaten bij Wilmink leveren. Vervolgens worden deze voorzien van de juiste poeder- of laklaag en desgewenst gemonteerd tot een eindproduct.

Tot slot wordt het product opgeslagen in het magazijn van Wilmink totdat de klant aangeeft dat het product kan worden verzonden. In veel gevallen gaan de producten vanuit het magazijn van Wilmink rechtstreeks naar de eindklant. Volgens ons zegt dat alles over het vertrouwen dat de klanten van Wilmink hebben in de prestaties van het complete bedrijf.

De stap naar online
Ten tijde van het eerste gesprek informeerden klanten regelmatig naar de status van uitstaande orders. Om klanten voortaan beter en sneller van dienst te zijn werd ons gevraagd om orders online zichtbaar te maken, gebaseerd op realtime informatie, incl. gemeten kwaliteitsgegevens.

Het beter laten stromen van informatie door het complete bedrijf was een belangrijk doel van de opdracht. Informatie was in verschillende hoedanigheden te vinden binnen afdelingen Sales, Planning, Inkoop, Productie en bij het management.

Elk van deze afdelingen had een eigen informatiebehoefte en vooral ook een eigen manier van werken met een computer. Het totale eisenpakket maakte het tot een zeer uitdagende opdracht.

Voorheen maakte informatie een reistocht via e-mail, admininstratiesoftware, Excel en/of Word en papier. Bij elke stap was een personeelslid betrokken. Bij veel stappen werd informatie overgeschreven of opnieuw ingevoerd.

Deze situatie was gelijk aan wat we bij de meeste van onze klanten bij een eerste gesprek zien. In veel gevallen is een bedrijf gegroeid en zijn op basis van klantbehoeften bepaalde zaken ingericht.
Het werkt, maar handig is anders.

In- en overzicht kan makkelijk kunnen duidelijk beter en veranderingen moeten op meerdere plaatsen handmatig worden doorgevoerd.

Als eerste is beGuru aangesloten op het boekhoudpakket AFAS. Door die koppeling worden orders en producten automatisch gesynchroniseerd met beGuru.

Medewerkers van afdeling Planning wijzen de orders toe aan een productielijn en productie- en leverdatum. Het ontwerp van de planningsmodule is cruciaal: medewerkers moeten in één oogopslag een helder beeld hebben van de beschikbare capaciteiten per lijn.

Van papier naar handscanners
De productielijnen zijn uitgevoerd met werkstations met handscanners. Productiemedewerkers scannen een order waarna alle – voor hen – relevante informatie op het beeldscherm te zien is. Hierbij hebben we rekening gehouden met het feit dat deze medewerkers zo min mogelijk met een toetsenbord en muis hoeven te werken.

‘Een beeld zegt meer dan 1.000 woorden’, vandaar dat de meeste orders zijn voorzien van foto’s waardoor het voor alle betrokkenen duidelijk is wat er moet gebeuren: hoe moeten producten worden opgehangen, hoe moeten ze worden verpakt en veel meer.

“Je hoeft ons niet te vragen wat we van beGuru vinden: het is tenslotte ons kindje.”, aldus Bas Kierkels. “Maar om een kritische opdrachtgever als Dirk zo enthousiast te zien over ons product is echt enorm gaaf.”

De keuze voor beGuru kwam met een duidelijk doel: Dirk wil stappen maken met zijn bedrijf. Er zijn meer poedercoaters in 100 km omtrek. Hij wil het verschil niet alleen maken op kwaliteit en betrouwbaarheid. Bas: “Hij wil écht meer bieden: laat klanten bijvoorbeeld realtime meekijken met de productie. Als je dat durft, dan heb je lef.”

“Dat wij onderdeel zijn van juist dát element is kicken maar het voelt vooral ook als een groot compliment. Voor het in ons gestelde vertrouwen en voor alle werk van de afgelopen jaren.”

Het slotwoord laten we aan onze opdrachtgever: “Toen beGuru in gebruik werd genomen kwamen natuurlijk allerlei nieuwe vragen naar boven. Bijvoorbeeld om een knop te maken waarmee met één klik orders met elkaar kunnen worden vergeleken. Voorheen was dat niet mogelijk, nu heeft de verantwoordelijke in één klik alle informatie op het scherm staan. Bij zo’n moment krijg ik van Bas meteen terugkoppeling hoeveel tijd de realisatie gaat kosten. Dan kan ik een afweging
maken: wat is de toegevoegde waarde en wat kost het.”

Kun jij – net als LOA Wilmink – ook software advies gebruiken?

Neem dan contact op met mij: Bas Kierkels. Ik ben onafhankelijk software adviseur en help MKB-ondernemingen in zuid-Nederland om slim en veilig digitaal te werken. Bekijk mijn homepage om te zien wat ik voor je kan betekenen.

Blog

Op mijn blog lees je alles over bedrijfssoftware, productiviteit: achtergrond artikelen, boek reviews, ontwikkelingen en meer.