Kaper Nooijen Advocaten werkte met een systeem dat nauwelijks nog werd bijgewerkt en niet meer goed paste bij hun werkwijze. Hier lees je hoe ik hen heb begeleid naar software die de komende jaren veel tijd, stress en energie gaat besparen.
De klantvraag
Kaper Nooijen wist dat hun oude systeem niet meer voldeed, maar waar begin je dan?
Ze wilden antwoord op vier vragen:
– Hoe beschrijven we duidelijk hoe we nu werken?
– Welke pakketten passen écht bij onze manier van werken — en missen we nog opties?
– Hoe beoordelen we of een pakket in de praktijk goed aansluit?
– En vooral: hoe stappen we over zonder dat de dagelijkse operatie stilvalt?
Startpunt
Dit was het vertrekpunt van het project:
1. Verouderde software, veel handmatig werk
2. Geen overzicht in lopende dossiers
3. Onzekerheid over de overstap
4. De wens: minder gedoe, meer rust
Heldere keuzes, één stap tegelijk
We zijn gestart met het in kaart brengen van alle wensen van de medewerkers én de directie. Daarna volgden een longlist, een shortlist en demo’s die echt aansloten op het dagelijkse werk.
Met een praktisch testplan kon iedereen beoordelen wat wel en niet werkte. Zo maakten we samen een keuze die bij het kantoor past.
Daarna heb ik het migratieplan gemaakt: duidelijke rollen, planning en actiepunten. Geen verrassingen, geen ruis.
Inventarisatie
Wat moet beter om
toekomstbestendig te blijven?
Selectie
Welke oplossingen kunnen
écht wat wij nodig hebben?
Implementatie
Stap voor stap testen en implementeren.
Oplevering
De overstap is gelukt.
Nu finetunen.
Het resultaat: rust en tijdwinst
– In 7 maanden van start naar afronding implementatie
– Dossiers zijn nu 100% up-to-date
– Administratie bespaart meerdere uren per week
Het team ervaart vooral rust: het systeem werkt weer mee in plaats van tegen.
We hebben ons gesteund en geholpen gevoeld in een proces waartegen we grote weerstand voelden.
Simone Kaper
Mede eigenaar Kaper Nooijen Advocaten
Het eindpunt
In 7 maanden zijn we van kennismaking naar livegang gegaan: een succesvolle migratie naar – in dit geval – Basenet. De klant is erg tevreden met het resultaat. Dagelijks boeken ze tijdwinst door efficiënter werken, er is meer overzicht en processen lopen stukken efficienter.
1. Wensen & eisen opgehaald
2. Shortlist + demo’s
3. Migratie zonder verrassingen
4. Subsidie aangevraagd en ontvangen
Project in één oogopslag
1. Van onzekerheid naar duidelijkheid
Oude systeem beviel niet meer, maar hoe stap je over?
2. Van losse wensen naar een helder plan
Wensen en eisen verzameld, opties vergeleken en getest met echte dossiers.
3. Van keuze naar soepele overstap
Stap voor stap migratie met een duidelijk plan.
Wat je wint met mijn begeleiding
1. Met vertrouwen jouw software verbeteren
Ik help je door de wirwar van opties heen, zodat je met vertrouwen kunt kiezen.
2. Een sparringpartner aan jouw zijde
Onafhankelijk, praktisch en gericht op jullie dagelijkse werk.
3. Een oplossing die echt past
Geen mooie praatjes, maar software die het werk makkelijker maakt.
Kort gezegd: minder gedoe, meer overzicht en een systeem waar ze op kunnen bouwen.
