Van eerdere ellende naar een gedragen keuze — zonder haast, zonder twijfel. Een softwareselectie‑traject waarin alles samenkwam: een fijne klant, een scherpe vraag én een uitkomst waar het hele team achter staat.
Over EP&C
Opgericht in 1939
EP&C werd opgericht als Exterpatent in Den Haag. In 1995 fuseerde het met Polak & Charlouis tot de huidige vorm. In 2022 volgde samenvoeging met IPecunia Patents uit Sittard.
Octrooien en patenten
EP&C is een octrooibureau gevestigd in Rijswijk dat intellectueel eigendom beschermt. Met 85+ medewerkers beheren ze 14.000+ IE-rechten via zes kantoren in Nederland en België. Expertisegebieden zijn werktuigbouwkunde, Life Sciences, High Tech en chemie.
Het startpunt
EP&C had eerder een software‑implementatie meegemaakt die niemand nog eens wilde meemaken.
Een traject dat:
– veel geld kostte
– veel energie opslokte
– en het bedrijf dicht bij “de afgrond” bracht
Dat risico wilden ze niet opnieuw nemen. Deze keer moest het goed, rustig en onderbouwd.
De klantvraag
De vraag was niet simpel “welke software kiezen we?”, maar:
– hoe voorkomen we dat we weer te snel beslissen?
– hoe krijgen we overzicht in jaren aan handwerk?
– hoe maken we dit een teambeslissing in plaats van een opgelegde keuze?
Binnen EP&C was veel handwerk normaal geworden. Systemen waren in de loop der jaren toegevoegd, zonder naar het geheel te kijken. Dat gaf onzekerheid: waar begin je?
Waarom externe begeleiding
EP&C wist één ding zeker:
een software selectie wilden ze niet meer alleen doen.
Niet omdat er geen kennis was, maar omdat:
– de impact groot was
– het om eigen geld en jarenlang werk ging
– en twijfel verlammend kan werken
Ze zochten iemand die:
– onafhankelijk was
– kritische vragen durfde te stellen
– en de tijd nam om het hele plaatje te begrijpen
Samen aan de slag
Projecten als dit doe je niet alleen: de truc is om samen te werken:
duidelijk creeeren, details afstemmen. Alles bij elkaar gaat dat in dit proces:
1. Interviews & context ophalen
Gesprekken met directie + key users
Processen en unieke eisen in kaart gebracht
Knelpunten concreet maken
2. Procesanalyse & functionele eisen
Wat móét het systeem kunnen?
Welke eisen zijn ‘nice to have’ vs ‘kritiek’
3. Marktverkenning
Longlist van pakketten
Voorselectie op basis van de bekende eisen
4. Demo’s & vergelijking
Duidelijke demo‑formats
Appels met appels vergelijking
Onderbouwde shortlist
5. Proof of concepts
POC’s laten maken
POC’s getest aan de hand van duidelijke scripts en scenario’s
6. Een veilige keuze
Offertes doornemen en beoordelen
Afwegen van eventuele risico’s, fit met de oplossing en aanbieder
Totaalbeeld: kosten, toekomstbestendigheid, fit met processen
7. Start implementatie
Mijn werk is op dit punt gedaan: ik draag het project over aan de gekozen leverancier(s).
Wanneer de situatie er om vraagt ben ik uiteraard nog bereikbaar en stap ik tijdelijk weer terug in.
Het resultaat: rust en tijdwinst
Aan het einde van het traject was er:
– Een gedragen keuze
– Alle bewijs om met vertrouwen verder te gaan
– Zin in de implementatie
De doorlooptijd voelde logisch:
je kunt dit soort keuzes niet naast je dagelijkse werk in twee weken maken.
Dit was nu een teambeslissing. Dat was het vorige keer niet.
Opmerking van medewerker EP&C tijdens oplevering
Het eindpunt
In 5 maanden is EP&C gegaan van kennismaking naar selectie van hun nieuwe boekhoudsysteem. Ze hebben niet alleen de juiste oplossing geselecteerd maar ook de – voor hen – beste partner om die te implementeren.
1. Wensen & eisen opgehaald
2. Shortlist + demo’s
3. De – voor hen – beste partner
Toegevoegde waarde
van mijn rol
Mijn bijdrage zat niet in het aandragen van een oplossing, maar in het proces ernaartoe:
– Werken volgens een bewezen proces
– Kritische vragen stellen namens de klant
– Zorgen dat de selectie een gezamelijke beslissing is
Dat gaf rust en vertrouwen in de gekozen richting.
Kort gezegd: minder gedoe, meer overzicht en een systeem waar ze op kunnen bouwen.