Van een complexe vraag naar een gedragen keuze voor nieuwe software, zonder twijfel en op een comfortabele manier. Een softwareselectietraject waarin alles samenkwam: een fijne klant, een duidelijke vraag én een uitkomst waar het hele team achter staat.
Over EP&C
Opgericht in 1939
EP&C werd opgericht als Exterpatent in Den Haag. In 1995 fuseerde het met Polak & Charlouis tot de huidige vorm. In 2022 volgde samenvoeging met IPecunia Patents uit Sittard.
Octrooien en patenten
EP&C is een octrooibureau gevestigd in Rijswijk dat intellectueel eigendom beschermt. Met 85+ medewerkers beheren ze 14.000+ IE-rechten via zes kantoren in Nederland en België. Expertisegebieden zijn werktuigbouwkunde, Life Sciences, High Tech en chemie.
Het startpunt
EP&C had eerder ervaring opgedaan met een omvangrijk softwaretraject. Die ervaring onderstreepte hoe belangrijk het is om softwarekeuzes zorgvuldig voor te bereiden en breed te toetsen binnen de organisatie.
Daarom wilde EP&C deze keer bewust investeren in een zorgvuldig selectieproces, zodat de uiteindelijke keuze goed onderbouwd én breed gedragen zou zijn.
De klantvraag
De vraag was niet simpelweg “welke software kiezen we?”, maar vooral:
– hoe zorgen we voor een zorgvuldig en transparant besluitvormingsproces?
– hoe brengen we processen, informatiebehoeften en systemen goed in kaart?
– hoe komen we tot een keuze die breed wordt gedragen binnen de organisatie?
Door de jaren heen waren systemen toegevoegd, processen veranderd en nieuwe wensen ontstaan. Daardoor groeide de behoefte om opnieuw naar het softwarelandschap te kijken.
Bij de eerste kennismaking was duidelijk dat EP&C veel waarde hechtte aan een zorgvuldige aanpak.
Het team stond open voor verschillende perspectieven en wilde de tijd nemen om tot een goed onderbouwde keuze te komen.
Dat maakte dat ik extra mijn best wilde doen om ze te helpen.
Waarom externe begeleiding
Het team van EP&C wist één ding zeker:
Deze software selectie wilden ze niet alleen uitvoeren.
Niet omdat de kennis ontbrak, maar omdat:
– de keuze grote impact had op de organisatie
– de software jarenlang onderdeel zou zijn van de dagelijkse praktijk
– ze zeker wilden weten dat alle belangen en inzichten werden meegenomen
Ze zochten iemand die:
– onafhankelijk was
– kritische vragen durfde te stellen
– en de tijd nam om het hele plaatje te begrijpen
Samen aan de slag
Projecten als dit doe je niet alleen: de truc is om samen te werken:
duidelijk creeeren, details afstemmen. Alles bij elkaar gaat dat in dit proces:
1. Interviews & context ophalen
Gesprekken met directie + key users
Processen en unieke eisen in kaart gebracht
Knelpunten concreet maken
2. Procesanalyse & functionele eisen
Wat móét het systeem kunnen?
Welke eisen zijn ‘nice to have’ vs ‘kritiek’
3. Marktverkenning
Longlist van pakketten
Voorselectie op basis van de bekende eisen
4. Demo’s & vergelijking
Duidelijke demo‑formats
Appels met appels vergelijking
Onderbouwde shortlist
5. Proof of concepts
POC’s laten maken
POC’s getest aan de hand van duidelijke scripts en scenario’s
6. Een veilige keuze
Offertes doornemen en beoordelen
Afwegen van eventuele risico’s, fit met de oplossing en aanbieder
Totaalbeeld: kosten, toekomstbestendigheid, fit met processen
7. Start implementatie
Mijn werk is op dit punt gedaan: ik draag het project over aan de gekozen leverancier(s).
Wanneer de situatie er om vraagt ben ik uiteraard nog bereikbaar en stap ik tijdelijk weer terug in.
Het resultaat: rust en tijdwinst
Aan het einde van het traject was er:
– Een gedragen keuze
– Alle bewijs om met vertrouwen verder te gaan
– Zin in de implementatie
De doorlooptijd voelde logisch:
“Je kunt dit soort keuzes niet naast je dagelijkse werk in twee weken erbij doen.”
Iedereen heeft kunnen meedenken en daardoor voelt dit echt als een gezamenlijke keuze.
Opmerking van medewerker EP&C tijdens oplevering
Het eindpunt
In 5 maanden is EP&C gegaan van kennismaking naar selectie van hun nieuwe boekhoudsysteem. Ze hebben niet alleen de juiste oplossing geselecteerd maar ook de – voor hen – beste partner om die te implementeren.
1. Wensen & eisen opgehaald
2. Shortlist + demo’s
3. De – voor hen – beste partner
Toegevoegde waarde
van mijn rol
Mijn bijdrage zat niet in het aandragen van een oplossing, maar in het proces ernaartoe:
– Werken volgens een bewezen proces
– Kritische vragen stellen namens de klant
– Zorgen dat de selectie een gezamelijke beslissing is
Dat gaf rust en vertrouwen in de gekozen richting.
Kort gezegd: minder handwerk, méér overzicht én een toekomstbestendig systeem.