Wat kost een
nieuw ERP-systeem?
Wat kost een nieuw ERP-systeem?
Een eerlijk antwoord: dat hangt sterk af van jullie situatie. Bedrijfsgrootte, de complexiteit van jullie processen, het aantal koppelingen met andere systemen en de hoeveelheid maatwerk.
Tips om kosten onder controle houden
Onderaan de pagina heb ik tips voor je uitgeschreven.
Schematisch overzicht van kostenposten
Eenmalige kosten
Voorbeelden: uren die de leveranciers nodig hebben om de oplossingen in te richten, aanschaf apparatuur zoals nieuwe of extra computers, scanners, etc.
Terugkerende kosten
Licenties voor de oplossingen. Tips: zorg ook voor monitoring, anti-virus, backups en periodieke training.
Externe kosten
Je huurt een of meerdere leveranciers in om oplossingen zo in te richten dat ze zo goed mogelijk bij jullie passen.
Intern
Houd er ook rekening mee dat jullie intern de nodige tijd kwijt zijn bij de selectie, testen, inrichten van de nieuwe oplossingen. Reserveer ook tijd voor training en bijvoorbeeld het maken van documentatie.
Uitleg van alle kostenposten
Kostenposten bij een nieuw ERP
De kosten van een ERP-implementatie bestaan uit meerdere componenten die samen de totale investering bepalen. Voor MKB-bedrijven in Nederland ligt de implementatie door een leverancier doorgaans tussen de € 20.000 en € 80.000, maar in complexere situaties loopt dit op tot € 100.000 of meer. Hieronder een toelichting op de belangrijkste kostenposten.
Licentie- en abonnementskosten
De meeste moderne ERP-systemen werken met een SaaS-model: je betaalt een maandelijks of jaarlijks bedrag per gebruiker. Afhankelijk van het pakket en het aantal gebruikers liggen deze kosten voor een MKB-bedrijf doorgaans tussen de € 3.000 en € 25.000 per jaar. On-premise systemen vragen een hogere eenmalige licentiekost maar lagere doorlopende kosten.
Implementatiekosten
Dit is vaak het grootste deel van de investering. De leverancier configureert het systeem, begeleidt de migratie van bestaande data, koppelt externe systemen en traint medewerkers. Hoe meer maatwerk en koppelingen, hoe hoger deze kosten. Complexe trajecten bij bedrijven met meerdere vestigingen of juridische entiteiten kunnen aanzienlijk duurder uitvallen dan de basisconfiguratie.
Interne uren
Een onderschatte kostenpost. Medewerkers moeten tijd vrijmaken voor het aanleveren van informatie, het testen van het systeem, het beoordelen van demo’s en het volgen van trainingen. Bij een gemiddeld MKB-traject gaat het al snel om honderd tot tweehonderd uur of meer — uren die niet aan het gewone werk besteed worden.
Koppelingen
Veel bedrijven werken naast ERP met aparte systemen voor bijvoorbeeld webshops, CRM, boekhouding of productieaansturing. Elke koppeling vraagt ontwikkeltijd en beheer. Eén koppeling kan al snel € 5.000 tot € 15.000 kosten, afhankelijk van de complexiteit en beschikbaarheid van standaard connectoren.
Maatwerk
Standaard ERP-systemen zijn ontworpen voor de gemiddelde onderneming. Bedrijven met unieke processen of branchespecifieke eisen willen soms aanpassingen aan het standaardpakket. Maatwerk is duur in aanschaf én in onderhoud: elke software-update van de leverancier kan maatwerk raken.
Waardoor vallen implementaties duurder uit?
De drie factoren die de kosten het meest beïnvloeden zijn: de complexiteit van de bedrijfsprocessen, de kwaliteit van de voorbereiding en de match tussen het gekozen systeem en de werkelijke behoeften. Bedrijven die goed voorbereid aan een selectietraject beginnen — met heldere eisen, een realistisch budget en kennis van het aanbod — betalen structureel minder dan bedrijven die dit onderdeel overslaan.
Onafhankelijke begeleiding als risicobeheersing
Een onafhankelijk ERP-adviseur heeft geen belang bij de keuze voor een specifiek systeem of leverancier. Dat maakt het mogelijk om kritisch te zijn op zowel de technische als de commerciële kant van een voorstel. Bedrijven die met onafhankelijke begeleiding een ERP selecteren, kiezen vaker een systeem dat daadwerkelijk aansluit op hun processen, onderhandelen betere contractvoorwaarden en vermijden kostbare wijzigingen tijdens de implementatie.
Branches en situaties die buiten deze tool vallen
De inschattingen in de tool hierboven zijn gebaseerd op ervaringen met MKB-bedrijven in Nederland, voornamelijk in de maakindustrie, logistiek en zakelijke dienstverlening. Bepaalde situaties vallen buiten dit gemiddelde: internationaal opererende bedrijven, bedrijven met meerdere juridische entiteiten, organisaties in zwaar gereguleerde branches zoals farmacie of defensie, en bedrijven met omvangrijke legacy-systemen. In zulke gevallen zijn de werkelijke kosten doorgaans hoger dan de tool aangeeft.
Tips om kosten te beperken
Laat je informeren en vraag door: de sites van softwareleveranciers zien er altijd goed uit en hun sales hebben mooie woorden en tools om je te overuigen. Hun oplossingen zijn doorgaans ook echt goed maar dat is niet de vraag:
De vraag is: welke tools passen ook echt bij julie werkwijze? Om dat antwoord te weten moet je goed weten wat jullie nodig hebben en dat toetsen bij de potentiele leveranciers.
Huur een ERP-adviseur
Laat in de selectiefase een onafhankelijk ERP-adviseur meewerken in jouw team. Die adviseur weet welke vragen te stellen en wanneer door te vragen. Met een adviseur in jouw team verklein je de kans op verkeerde keuzes tot een absoluut minimum.
Lees hier over onafhankelijk ERP-advies of bekijk een aantal echte praktijkvoorbeelden.
Onafhankelijk ERP-advies in de praktijk
Voorjaar 2025
Kaper Nooijen Advocaten, Eindhoven
Je hebt een drukbezette praktijk en digitalisering is geen hobby. Hoe kies je dan het juiste ERP-systeem? Na jaren van uitstel heb ik deze klant naar de, voor hen, perfecte ERP-oplossing kunnen helpen.
Gehoord tijdens het traject:
“We hadden het jaren uitgesteld. Met Bas erbij hadden we in een paar maanden het juiste ERP gëimplementeerd!”
Klik op de banner om verder te lezen over dit praktijkvoorbeeld.
Gratis ERP-adviesgesprek:
Al je ERP-vragen beantwoord
In een 1-op-1 gesprek via Teams krijg je antwoord op al jouw ERP-vragen. Ter kennismaking en dus vrijblijvend.
Lees een aantal
recente praktijkvoorbeelden
Bekijk de praktijkvoorbeelden rondom onafhankelijk ERP-advies.