Veelgestelde vragen rondom
(onafhankelijke) ERP‑selectie advies
Is het tijd voor een nieuw ERP-systeem?
De meeste directies wachten (te) lang met het overstappen naar een nieuw ERP.
In die periode hebben ze vaak deze vragen:
Als het systeem je werk tegenhoudt in plaats van helpt. Dat merk je aan vaste signalen: veel handwerk, lijstjes naast het systeem, fouten door dubbel invoeren en niemand die nog overzicht heeft. Vaak weten directie en/of gebruikers het eigenlijk al jaren.
Speelt dit bij jullie langer dan een jaar? Dan is het tijd om er serieus naar te kijken. Dat hoeft niet meteen vervangen te betekenen — soms is de inrichting het probleem, niet het pakket.
Een beetje Excel is normaal. Maar als Excel nodig is om het echte overzicht te maken, dan doet je ERP zijn werk niet. Ik zie het bij veel bedrijven: planningen, voorraadlijstjes en nacalculaties naast het systeem. Iedereen bouwt zijn eigen versie.
Dat voelt vertrouwd, maar het is foutgevoelig en het inzicht klopt nooit helemaal. Excel naast je ERP is dus geen schande — het is wel een signaal dat er iets niet past.
Geen paniek: je systeem stopt niet morgen. Maar je hebt wel een deadline, en dat is eigenlijk goed nieuws. Nu kún je rustig kiezen; wie wacht, moet straks haasten. Reken op zes tot twaalf maanden voor een zorgvuldige selectie en implementatie.
Begin dus ruim voor de einddatum van de ondersteuning. En gebruik dit moment goed: neem niet automatisch de opvolger van dezelfde leverancier, maar kijk eerst wat jullie écht nodig hebben.
Als het echt goed werkt: niet doen. Een werkend systeem vervangen om het vervangen is zonde van je geld. Maar check wel of het klopt wat je denkt. Directies kijken vaak naar de cijfers die eruit komen; de werkvloer ziet het handwerk dat erin gaat. “Bij ons is het eigenlijk heel simpel”, hoor ik vaak — tot we ernaast gaan staan.
Vraag je mensen eens wat zij omslachtig vinden. Hun antwoord zegt meer dan de rapportages. Kijk ook eens mee met andere ondernemingen, mag een andere branche zijn. Het geeft je een idee van hoe je tegenwoordig kan of moet werken. Als je merkt dat jullie werkwijze achter loopt, is dat een teken.
Dat is precies de juiste eerste vraag. Soms zit het probleem niet in het pakket, maar in de inrichting: functies die nooit zijn aangezet, koppelingen die ontbreken, werkwijzen die om het systeem heen zijn gegroeid. Optimaliseren is dan sneller en veel goedkoper. Maar als de basis niet past bij hoe jullie werken, blijf je plakken en schuiven. Dat onderzoek ik altijd eerst — vervangen is pas aan de orde als optimaliseren aantoonbaar niet genoeg oplevert.
ERP-selectie: hoe pak je dat aan?
Een ERP kiezen doe je maar eens in de tien tot vijftien jaar. Logisch dus dat je niet weet waar je moet beginnen. Deze vragen krijg ik het vaakst.
Door te beginnen bij je eigen bedrijf, niet bij de pakketten. Breng eerst in kaart hoe jullie werken: je processen, je uitzonderingen en wat er nu wringt. Dan pas weet je waar een systeem aan moet voldoen. De meeste bedrijven doen het andersom: ze kijken demo’s en kiezen op gevoel. Zo koop je een pakket dat mooi oogt, maar niet past. Mijn aanpak: eerst de eisen scherp, dan pas leveranciers vergelijken — op jullie punten, niet op die van de verkoper.
Dat bestaat niet — ook niet voor installatiebedrijven. Wat het beste systeem is, hangt af van wat jullie nodig hebben: type klanten en opdrachtgevers, planningscomplexiteit, bedrijfsomvang en de uitzonderingen in je processen. Een systeem dat perfect werkt voor bedrijf A kan bedrijf B compleet laten vastlopen. Er zijn wel pakketten die zich richten op installatie- en servicebedrijven. Dat is een goed startpunt, maar geen garantie: ook binnen die groep zijn de verschillen groot.
Lees ook de pagina over ERP-software voor installatiebedrijven.
Reken op drie tot zes maanden, van eerste inventarisatie tot getekend contract. Dat lijkt lang, maar het meeste werk zit in de voorbereiding: processen in kaart brengen, eisen opstellen en de werkvloer erbij betrekken. Juist die voorbereiding voorkomt dat je later maanden verliest aan een verkeerde keuze. Sneller kan, maar dan knip je in de zorgvuldigheid. En bedenk: na de selectie komt de implementatie nog — samen ben je al snel een jaar verder.
Kan zeker — maar in demo’s lijkt alles mooi. Verkopers laten zien wat goed werkt en slaan over wat niet past. “Je tuint er zo in”, zei een klant ooit. En terecht: jij koopt eens in de vijftien jaar een ERP, zij verkopen er elke week één. Een onafhankelijk adviseur maakt dat gelijker. Ik weet welke vragen je moet stellen, waar pakketten stuk lopen en hoe je appels met appels vergelijkt. Zo kies je op feiten in plaats van op de beste presentatie.
Vanaf dag één, en niet pas bij de demo. Je mensen weten precies waar het werk vastloopt — vaak beter dan de rapportages laten zien. Laat ze meedenken over de eisen en laat ze meekijken bij de pakketten. Dat levert twee dingen op: betere keuzes én draagvlak. Een systeem dat is opgelegd, wordt omzeild. Een systeem dat mensen zelf mee hebben gekozen, wordt gebruikt. Het kost wat extra tijd aan de voorkant en bespaart maanden gedoe aan de achterkant.
Beide kunnen goed werken. Eén totaalpakket geeft rust: alles in één systeem, één leverancier, geen koppelingen. Maar soms past geen enkel pakket op alle onderdelen. Dan is een combinatie slimmer: een kernsysteem met daarnaast gespecialiseerde software, gekoppeld via een API — zo vloeien de gegevens vanzelf van het ene naar het andere systeem. Wat voor jullie het beste is, volgt uit je eisen en je processen. Dat is dus geen startpunt van de keuze, maar een uitkomst.
Investeringen: kosten, tijd én energie
Wat kost een nieuw ERP? En wat levert het op? Eerlijke antwoorden, met echte bedragen uit mijn projecten.
Voor bedrijven van 20 tot 80 medewerkers ligt een complete ERP-implementatie meestal tussen de €30.000 en €70.000. Uitschieters naar €125.000 komen voor, bij complexe processen of veel koppelingen. Let op: dat zijn de kosten van de implementatiepartij. Daar komen je eigen interne uren bij, en de jaarlijkse licenties. Wil je een indicatie voor jullie situatie? Gebruik de ERP-calculator — die rekent het in twee minuten voor je uit.
Op papier niets — in de praktijk vooral veel interne uren. Reken op tientallen tot honderden uren: processen uitzoeken, leveranciers zoeken, demo’s bijwonen, offertes vergelijken. Naast je gewone werk. En dan het echte risico: je doet dit één keer in de vijftien jaar, de verkoper doet het elke week. Zonder scherpe eisen vooraf kies je op de beste demo, niet op de beste match. Zelf doen is dus niet gratis. De kosten zijn alleen onzichtbaar — tot het meerwerk of de verkeerde keuze zichtbaar wordt.
Mijn begeleiding kost tussen de €9.500 en €18.000, in de meeste gevallen rond de €15.000. Vaste prijs, vooraf duidelijk, geen verrassingen. Daarvoor krijg je het hele traject: processen in kaart, eisen scherp, leveranciers vergelijken en een contract dat klopt. Zet dat af tegen de implementatie van €30.000 tot €70.000 die erop volgt — en tegen wat een verkeerde keuze kost. Dan is de selectie het goedkoopste én belangrijkste deel van het hele traject.
Lees verder over ERP-selectie door onafhankelijk adviseur.
Meer dan het hele traject had hoeven kosten. Het begint met meerwerk: zonder scherpe eisen vooraf komt tijdens de implementatie van alles boven. Zo wordt een project van €50.000 zomaar €70.000. De lancering schuift op, je mensen zijn maanden langer bezig en de twijfel groeit. En dat is het mildste scenario. In het ergste geval werk je jaren met een systeem dat tegenhoudt — of begin je opnieuw. Die kosten staan op geen enkele offerte, maar ze zijn heel echt.
In mijn projecten: tussen de €30.000 en €125.000, meestal €30.000 tot €70.000. De prijs hangt vooral af van je processen en uitzonderingen, het aantal gebruikers en de koppelingen met andere systemen. Belangrijk: de offerte is een startpunt, geen garantie. Als vooraf niet scherp is wat je nodig hebt, komt er meerwerk — en dat tikt aan. Een goede voorbereiding is dus geen extra kostenpost, maar de beste manier om de offerteprijs ook de eindprijs te laten zijn.
Naast de eenmalige implementatie betaal je jaarlijks voor licenties, onderhoud en ondersteuning. Bij moderne cloudpakketten betaal je per gebruiker per maand; bij oudere systemen vaak een jaarlijks onderhoudspercentage over de aanschaf. Reken globaal op enkele tientjes tot ruim honderd euro per gebruiker per maand, afhankelijk van pakket en modules. Vraag bij het vergelijken altijd de totale kosten over vijf jaar op — dán vergelijk je eerlijk, want goedkoop instappen kan duur doorlopen.
Ja, op drie manieren. Eén: je voorkomt meerwerk — het verschil tussen €50.000 en €70.000 is al ruim mijn hele begeleiding. Twee: je bespaart veel interne uren, want jij en je mensen hoeven het wiel niet uit te vinden naast je gewone werk. Drie: de kans op een verkeerde keuze gaat naar een absoluut minimum. En er is nog iets dat ik vaak terughoor: opluchting. “Fijn dat we eindelijk vooruitgaan — en dat het zo makkelijk gaat.” Dat is lastig in euro’s uit te drukken, maar het telt.
Implementatie en daarna
Oké, je weet welk ERP bij jullie past. Dan begint het echte werk: de implementatie.
Voor MKB-bedrijven van 20 tot 80 medewerkers: reken op zes tot twaalf maanden, van contract tot livegang. De doorlooptijd hangt minder af van het pakket dan van jullie zelf: hoe scherp de eisen vooraf zijn, hoeveel tijd je mensen vrij kunnen maken en hoeveel uitzonderingen er in je processen zitten. Wat het vertraagt: gaandeweg nieuwe wensen ontdekken. Wat het versnelt: een goede voorbereiding tijdens de selectie. Daar wordt het echte tempo bepaald.
Beide werken — als je maar bewust kiest. Alles in één keer geeft duidelijkheid: één overgang, één livegang, iedereen tegelijk om. Maar het vraagt veel van je organisatie in korte tijd. Stap voor stap verdeelt de druk: eerst de kern, daarna de rest. Nadeel: je draait tijdelijk met twee systemen naast elkaar, en dat is dubbel werk. Mijn vuistregel: hoe kleiner het bedrijf en hoe meer samenhang tussen je processen, hoe meer één keer overstappen loont.
Dat kies je zelf. De selectie is de basis: daar wordt bepaald of het pakket past en wat er in het contract staat. Veel klanten willen daarna ook grip houden op de implementatie. Dan bewaak ik de afspraken, toets ik het meerwerk en blijf ik de partij die naast jou staat — niet naast de leverancier. Jij houdt je aandacht bij je bedrijf, ik bij het project. Wat past bij jullie situatie? Dat bespreken we gewoon vooraf.
Door ze niet pas bij de livegang te laten aanhaken, maar bij de keuze. Mensen gebruiken een systeem dat ze zelf mee hebben uitgekozen; een opgelegd systeem wordt omzeild. Verder: train per rol, niet per module — laat mensen oefenen met hún werk. Zorg voor een aanspreekpunt per afdeling. En accepteer dat het even went: de eerste weken is alles trager, daarna gaat het harder dan voorheen. Het is een cultuurverandering, geen knop die om gaat.
Selectief. Niet alles verdient een tweede leven in je nieuwe systeem. Klanten, artikelen, openstaande orders en actuele voorraad: ja. Tien jaar oude historie en vervuilde lijsten: meestal niet. De overstap is hét moment om op te ruimen — wie alles klakkeloos meeneemt, sleept de oude rommel mee het nieuwe systeem in. Praktisch: de leverancier doet de technische migratie, maar jullie bepalen wát er meegaat en jullie controleren of het klopt. Plan daar echt tijd voor in.
Over onafhankelijk ERP-advies
door Bas Kierkels
Bas Kierkels is onafhankelijk adviseur in ERP-selectie en software voor MKB-bedrijven in de regio Eindhoven. Als je een adviseur inschakelt, is het cruciaal dat die onafhankelijk is.
Daar gaan deze vragen over.
Ik ken veel leveranciers, maar ik werk voor geen enkele. Geen partnerschappen, geen voorkeurslijstjes, geen commissie als jij ergens klant wordt. Dat is een bewuste keuze: zodra een adviseur verdient aan jouw pakketkeuze, is het geen advies meer maar verkoop. Contact met leveranciers heb ik natuurlijk wél — ik moet de markt kennen om goed te kunnen vergelijken. Maar aan tafel zit ik altijd aan jouw kant. Jij betaalt me, dus jij bent de enige wiens belang telt.
Drie dingen. Eén: ik krijg geen commissie of vergoeding van leveranciers, van niemand. Twee: ik heb geen voorkeurspakket — welk systeem het wordt, maakt mij financieel niets uit. Drie: ik werk met een vaste prijs die vooraf bekend is, dus ook mijn eigen verdienmodel geeft geen prikkel om het traject op te rekken. Het resultaat: als ik zeg dat pakket A beter past dan pakket B, is daar maar één reden voor — het past beter bij jullie.
Ik werk voor MKB-bedrijven van zo’n 10 tot 100 medewerkers, vooral maak-, industrie-, assemblage- en installatiebedrijven, en zakelijke dienstverleners zoals advocatenkantoren. De rode draad: nuchtere bedrijven waar de processen zijn gegroeid en de software niet meer meegroeit. Voor wie ik niet werk: horeca en zorg — andere systemen, andere wereld, en ik geloof alleen in advies over een markt die ik echt ken. Twijfel je of jullie passen? Eén belletje en we weten het allebei.
Ik werk binnen zo’n 60 kilometer rond Eindhoven, vanuit Valkenswaard: de Brainport-regio en de rest van Zuidoost-Brabant, plus randen van Limburg. Die keuze is bewust. Goed adviseren betekent regelmatig op de werkvloer zijn — bij jullie, niet via een scherm. Dat werkt alleen als de reistijd kort is. Zit je bedrijf net buiten die cirkel? Neem gerust contact op, dan kijken we of het praktisch past.
Gratis ERP-adviesgesprek:
Al je ERP-vragen beantwoord
In een 1-op-1 gesprek via Teams krijg je antwoord op al jouw ERP-vragen. Ter kennismaking en dus vrijblijvend.
Lees een aantal
recente praktijkvoorbeelden
Bekijk de praktijkvoorbeelden rondom onafhankelijk ERP-advies.