Wat is ‘ERP’?
Uitleg door een onafhankelijke ERP-adviseur
Je hoort de term overal maar wat is het precies?
Op deze pagina onafhankelijke uitleg EN wat de leveranciers je niet vertellen.
ERP (Enterprise Resource Planning) is bedrijfssoftware die de belangrijkste processen van een bedrijf — zoals verkoop, inkoop, voorraad, productie en financiën — samenbrengt in één systeem. In plaats van losse Excel-bestanden en systemen die niet met elkaar communiceren, werk je met één centrale bron van actuele data.
Deze pagina is geschreven door een onafhankelijk ERP- en software-adviseur, niet door een softwareleverancier. Geen verkoopagenda — wel 15+ jaar ervaring met ERP-trajecten bij MKB-bedrijven in de maak-, industrie- en assemblagesector, en bij zakelijke dienstverleners.
Enterprise
Onderneming
Resource
Middelen
Planning
Planning
Oftewel: de belangrijkste software uit een onderneming.
Er geen officiele uitleg van ERP maar wel grofweg twee vormen:
1: Tradionele uitleg
De ‘E’ in ERP staat voor ‘Enterprise’ oftewel: de hele grote bedrijven. De bekende en grote ERP-leveranciers zullen zeggen dat je pas een ERP nodig hebt als je bijvoorbeeld 5 fabrieken in drie landen hebt die van elkaar afhankelijk zijn.
Dan komt het echt aan op het plannen van je ‘resources’: de fabrieken, de machines, productielijnen en mensen.
2: Uitleg voor MKB
Voor MKB-bedrijven staat ERP doorgaans voor de belangrijkste software uit het bedrijf. Ongeacht wat je doet: je wilt grip op je organisatie en zicht op wat aandacht nodig heeft. Met de term ERP bedoelen de meeste bedrijven die software die dat mogelijk maakt.
Een advocatenkantoor verwacht dan heel andere features dan een poedercoater, of een reclamebureau.
Het is altijd belangrijk dat je goed met elkaar overlegt: “Wat verwachten we van het ERP?”
Wat hoort het systeem te kunnen en wat bewust niet?
Zo lang je dat niet concreet hebt loop je een groot risico dat je project verkeerd gaat.
Wat is er zo sterk aan een ERP-systeem?
De meeste bedrijven herkennen een aantal terugkerende signalen: cijfers die niet kloppen omdat iedereen zijn eigen Excel bijhoudt, voorraad die niet overeenkomt met de werkelijkheid op de vloer, of offertes die dubbel worden gemaakt omdat niemand ziet wat een collega al heeft gedaan. Op dat punt valt vaak voor het eerst de term ERP.
Een ERP-systeem kan de duidelijkheid geven die jullie zoeken. Maar het is een systeem: het volgt afspraken en kan niet improviseren. Meer daarover in het volgende segment.
Wat ERP wel oplost en
waarom het interessant is
- Eén bron van waarheid in plaats van losse bestanden en systemen
- Minder handmatig overtypen en minder fouten
- Realtime inzicht in plaats van rapportages die achteraf
- Rust door overzicht en grip op de operatie
Wat ERP niet oplost en
wat leveranciers niet zeggen
Een ERP-systeem lost geen slecht ingerichte processen op — het legt ze juist bloot. Als binnen je organisatie nu niet duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is, verandert een nieuw systeem dat niet. Sterker nog: het systeem kan dan tegen jullie werken.
Zorg dus dat processen beschreven zijn en gevolgd worden. Uitzonderingen horen bij het MKB maar breng die zoveel mogelijk in kaart. En leg ze vroeg voor aan je leverancier. Dan kun je samen kijken hoe je daar het beste mee om kunt gaan.
Niet goed lopende processen nu negeren kan later heel duur uitpakken.
Persoonlijke tip 1:
Ben eerlijk over hoe jullie écht werken. Leg voorbeeldinformatie en -data vast en vraag je ERP-leverancier wat jullie het beste kunnen doen. Samen kun je de beste oplossing bedenken die past voor iedereen.
Welke afdelingen gaan met het ERP werken?
Voordat je met leveranciers gaat praten, is het goed om scherp te hebben welke afdelingen straks daadwerkelijk met het nieuwe systeem gaan werken. Niet elk ERP-traject hoeft in één keer de hele organisatie te dekken.
Veelvoorkomende afdelingen en processen binnen een ERP-traject:
Verkoop & CRM — offertes, orders, klantbeheer
Inkoop — leveranciers, bestellingen, contracten
Voorraad & logistiek — magazijnbeheer, levertijden
Productie — planning, materiaalbehoefte, werkorders
Financiën & administratie — facturatie, boekhouding, rapportages
Projectmanagement — uren, projectkosten, voortgang
De volgende activiteiten vallen doorgaans buiten het ERP en worden dan met andere software afgevangen:
Calculeren — 3D-tekenen, specifieke calculaties
Marketing — SEO, e-mail nieuwsbrieven
HR — personeelsgegevens, verlof, verzuim (vaak apart gehouden)
Voor een maakbedrijf ligt de nadruk meestal op productie, voorraad en inkoop. Voor een zakelijke dienstverlener — een advocatenkantoor, een reclamebureau — juist op projectmanagement, uren en facturatie. Breng in kaart welke afdelingen nu los van elkaar werken en waar dat de meeste pijn oplevert: dat bepaalt de scope van je traject, niet andersom.
In de whitepaper staat een compleet raamwerk om je eisen per afdeling vast te leggen.
Een paar voorbeelden van hoe veel bedrijven met hun ERP omgaan:
Productiebedrijf
Calculeren vaak los van het ERP omdat die specifiek is.
Wel opgenomen: nieuw werk, productieplanning, productieorders & -overzichten, voorraden, pakbon, verkoopfactuur.
Regelmatig draait de boekhouding in een boekhoudpakket.
Zakelijk dienstverlener
Marketing tools vaak los van het ERP, mogelijk gekoppeld via API.
Wel opgenomen: producten en diensten, offertes, nieuwe projecten, projectplanning & -overzichten, verkoopfactuur.
Ook hier draait de boekhouding regelmatig in een los pakket.
In een moderne ERP-omgeving zijn die twee wel met elkaar gekoppeld.
Installatiebedrijf
Er zijn veel verschillende manieren van calculeren in de installatiebranche. Daarom is het calculeren in ongeveer 50% van de gevallen opgenomen in het ERP.
Wel opgenomen: nieuw werk, productie- en rittenplanning, productieorders & -overzichten, voorraden, pakbon, verkoopfactuur.
En ook in deze branche draait de boekhouding vaak in een andere branche.
Persoonlijke tip 2:
Welke afdelingen heeft jullie onderneming? En: welke wil je laten werken met het ERP en welke niet? Maak een overzicht van wat jullie ideale ERP dus moet kunnen en wat niet.
De bekende én de interessante
ERP-oplossingen
Op zoek naar een nieuw ERP? Verras jezelf en kijk goed rond:
waarschijnlijk kun je ook minder bekende ERP-systemen overwegen.
Bekend en gevestigd vs. jong en fris?
Er zijn duizenden ERP-leveranciers, doorgaans met heel solide oplossingen: de gevestigde, bekende namen maar ook talloze jonge ondernemingen met frisse oplossingen. Mijn advies: kijk goed rond wat tegenwoordig beschikbaar is voor jouw branche of niche. Je zult je verbazen over het aantal oplossingen dat je kunt overwegen.
Wegstrepen is heel gezond
In jouw zoektocht naar je ideale ERP-systeem is het ook prettig om bepaalde oplossingen te kunnen wegstrepen: SAP is voor de meeste MKB-bedrijven te duur. Prima. Leg maar neer bij je team en laat hen meebeslissen: is 1 miljoen Euro te betalen voor ons? En gaan we het ooit terugverdienen? Nee, dan wegstrepen. Maar dan realiseren alle betrokkenen zich ook waarom bepaalde opties zijn afgevallen.
Geen ontwikkeling? Geen kans!
Op dezelfde manier zul je ook aanbieders tegenkomen die al een paar jaar niet meer actief ontwikkelen: wil je daar klant worden? Het tegenovergestelde is ook waar: er zijn mogelijk nieuwe aanbieders met super snelle en fancy software. Maar het team er achter bestaat uit mensen van begin 20 zonder brancheervaring. Hoe kijken jullie daar naar?
Intern overleg geeft draagkracht
Laat al die vragen op je af komen en beantwoord ze eerlijk met je team. Dan krijg je draadkracht en kom je bij de juiste oplossingen uit.
Persoonlijke tip 3:
Welke pakketten ken je zelf? Welke jouw collega’s? Heeft iemand eerder met een ERP-pakket gewerkt? Welke namen hoor je bij bevriende ondernemers, de branchevereniging?
Onafhankelijk ERP-advies
tijdens jouw ERP-traject
Versterk jouw team en laat een onafhankelijke ERP-adviseur meewerken.
Een onafhankelijk adviseur versterkt jouw team, werkt wel mét maar niet vóór softwareleveranciers. Hij/zij scheelt jullie veel tijd, geld en energie.
De rol is anders: meedenken over wat jouw organisatie werkelijk nodig heeft, kritische vragen stellen aan leveranciers namens jou, en het traject bewaken zodat het niet uitloopt of vastloopt op interne weerstand.
Dat kan op verschillende manieren:
– Een eenmalig klankbordgesprek voordat je met leveranciers praat
– Begeleiding bij het opstellen van je eisenpakket
– Ondersteuning tijdens leveranciersselectie en implementatie
Je hoeft dit niet alleen te doen. Lees hoe je onafhankelijk ERP-advies in je voordeel kunt gebruiken.
Is een (nieuw) ERP-systeem
voor jullie nú interessant?
- Je stuurt op gevoel in plaats van op actuele cijfers
- Twee of meer systemen houden dezelfde data apart bij
- Rapportages komen pas ná het einde van de maand
- Je groei loopt vast op je huidige manier van werken
Herken je twee of meer van deze punten? Download dan de gratis whitepaper hieronder — daarin staan de eerste stappen om zelf te bepalen hoe je verder gaat, zonder dat er meteen een leverancier bij komt kijken.
Persoonlijke tip 4:
Op zoek naar een nieuw ERP? Als je bereid bent de nodige tijd en energie te investeren dan is methode
schERP
interessant voor je.
Veelgestelde vragen rondom ERP-oplossingen
Let op:
Jullie eigen situatie is sterk van invloed op welke vragen relevant zijn EN wat daar – in jullie geval – het antwoord op is.
De vragen en antwoorden hier afgebeeld zijn dus om je een beeld te geven van hoe het doorgaans is.
Dat verschilt sterk per pakket, aantal gebruikers en maatwerk, en loopt uiteen van enkele honderden tot enkele duizenden euro’s per maand. Een betrouwbare inschatting krijg je pas na een goede requirementsanalyse — niet uit een prijslijst.
Voor een MKB-bedrijf meestal drie tot negen maanden, afhankelijk van de complexiteit van de processen en de mate van maatwerk. Trajecten die sneller worden beloofd, verdienen extra kritische vragen.
Een boekhoudpakket registreert vooral financiële transacties. ERP koppelt die financiële laag aan operationele processen zoals voorraad, productie en verkoop, zodat alles op elkaar aansluit.
a, mits het pakket en de implementatie in verhouding staan tot de organisatie. Voor kleine bedrijven is een lichte, snel te implementeren oplossing vaak passender dan een uitgebreid pakket bedoeld voor grote ondernemingen.
Als je huidige systeem processen remt in plaats van ondersteunt, als losse Excel-bestanden de plek van je systeem hebben overgenomen, of als je organisatie is gegroeid voorbij wat het pakket aankan.
Het is niet verplicht, maar wel verstandig. Een onafhankelijk adviseur heeft geen belang bij een specifiek pakket en kan namens jou kritische vragen stellen aan leveranciers — iets wat lastig is als je zelf voor het eerst met ERP te maken hebt.
Bovendien scheelt onafhankelijk ERP advies jullie heel veel tijd en energie. En hij/zij vergroot de kans op een écht goede keuze aanzienlijk. Vaak verdien je een ERP-adviseur op meerdere manieren dan ook terug.
Zelfscan:
‘Stap voor stap op weg
naar ons ideale ERP‘
Dit document bevat belangrijke thema’s die je vanaf het begin goed in beeld wilt hebben. Handig om zelf en met collega’s door te nemen.
