Werk jij ook met losse tools, Excel-sheets en verouderde systemen? Voor veel MKB-bedrijven lijkt dat in het begin prima te werken — tot het gaat schuren. Overzicht verdwijnt, fouten sluipen erin, medewerkers raken gefrustreerd.
In dit artikel lees je wat bedrijfssoftware écht voor je kan betekenen, waar het vaak misgaat in de praktijk en hoe jij betere keuzes maakt. Praktisch, helder en gericht op jouw situatie als MKB’er.
Wat is bedrijfssoftware eigenlijk?
Bedrijfssoftware is een verzamelnaam voor software die bedrijfsprocessen ondersteunt. Denk aan administratie, planning, boekhouding, personeelszaken, relatiebeheer (CRM), productie of voorraadbeheer. Voor het MKB zijn er veel oplossingen beschikbaar: standaardpakketten zoals Exact Online, Odoo of AFAS, branchegerichte software, maar ook maatwerkoplossingen of combinaties daarvan.
Met bedrijfssoftware digitaliseer je bedrijfsactiviteiten met als doel processen minder tijdrovend en foutgevoelig te maken.
Het doel van bedrijfssoftware is altijd hetzelfde: efficiënter werken, fouten voorkomen en beter overzicht houden. Toch lukt dat niet altijd. Veel MKB’ers werken met een softwaremix die ooit logisch leek, maar inmiddels knelt. Deze software is vaak met het bedrijf meegegroeid zonder plan, waardoor er een onoverzichtelijke lappendeken van tools ontstaat.
Een goed gekozen softwarepakket helpt niet alleen bij het uitvoeren van taken, maar ook bij het nemen van betere beslissingen. Denk aan inzicht in marges, klantgedrag, productiecapaciteit of de status van projecten. Software moet uw werk makkelijker maken, niet complexer.
Tips vooraf
Bij het lezen van dit artikel helpt het als je deze dingen al hebt uitgewerkt:
- Softwareoverzicht
- Belangrijkste processen
- Voorbeeldsituaties
Veel voorkomende problemen bij MKB-bedrijfssoftware
Wellicht herkent u een of meerdere van deze situaties:
Gebrek aan koppelingen
Veel MKB’ers gebruiken meerdere losse tools: een boekhoudpakket, een planningssysteem, Excel voor rapportages. Vaak is er geen automatische koppeling tussen deze systemen. Gevolg: gegevens worden dubbel ingevoerd, fouten sluipen erin en overzicht ontbreekt. Medewerkers verliezen tijd aan het zoeken en vergelijken van informatie uit verschillende bronnen. En als iemand ziek is, weet een ander niet waar bepaalde gegevens staan.
Verouderde systemen
Software die jaren geleden is aangeschaft wordt vaak te lang gebruikt. Misschien omdat men eraan gewend is, of omdat een nieuw pakket veel werk lijkt. Maar verouderde software brengt risico’s met zich mee: slechte ondersteuning, geen updates, beperkte integraties en soms zelfs beveiligingsproblemen. Bovendien is het lastig om nieuw personeel in te werken op verouderde systemen, wat de continuïteit in gevaar kan brengen.
Keuzestress bij nieuwe software
Wie wel op zoek gaat naar iets nieuws, ziet al snel door de bomen het bos niet meer. ERP-pakketten, brancheoplossingen, cloudoplossingen, abonnementen, licenties, API’s… Wat past nou echt bij uw bedrijf? Zonder onafhankelijk advies is het lastig om een goede keuze te maken. Elke leverancier belooft efficiëntie en besparing, maar wat u nodig heeft hangt af van uw processen, niet van wat er op de markt beschikbaar is.
Nieuwe software kiezen: hoe maakt u een goede selectie?
Een goede softwarekeuze begint niet bij de tool, maar bij uw processen. Wat zijn de belangrijkste taken binnen uw bedrijf? Waar zitten knelpunten of dubbel werk? Pas als dat duidelijk is, kunt u gericht gaan kijken naar software die daar goed bij aansluit. Het loont om deze analyse grondig te doen — een verkeerde keuze kost op termijn veel meer dan een paar dagen voorbereiding.
Betrek uw team. Wie dagelijks met software werkt, weet wat er beter kan. Bovendien vergroot u het draagvlak als mensen betrokken zijn bij de keuze. Luister naar frustraties én suggesties. Vaak zijn er al ideeën over hoe dingen beter kunnen.
Denk vooruit. Kies software die met u mee kan groeien. Let op schaalbaarheid, flexibiliteit en mogelijkheden om te koppelen met andere systemen. Denk ook aan onderhoud en continuïteit: wat als de leverancier ermee stopt? Kijk ook naar kosten op de lange termijn: sommige systemen lijken goedkoop, maar worden duur bij meer gebruikers of functies.
Laat u onafhankelijk adviseren. Veel softwareleveranciers geven natuurlijk graag advies, maar zijn niet neutraal. Een onafhankelijk adviseur helpt u met het scherp krijgen van uw wensen, maakt een eerste selectie en begeleidt de gesprekken met leveranciers. Zo houdt u de regie in eigen hand. U voorkomt ook dat u een systeem kiest dat vooral goed klinkt in de demo, maar in de praktijk niet aansluit bij uw werkwijze.
Of werkt u juist met te veel software?
Soms is het niet nodig om nieuwe software aan te schaffen, maar juist om uw bestaande software slimmer te gebruiken. Veel MKB-bedrijven hebben inmiddels meer tools dan ze denken. Denk aan boekhouding, planning, CRM, HR, urenregistratie, mailings en dashboards – elk in een eigen systeem. Vaak komt er per afdeling of medewerker iets bij, zonder dat er naar het geheel wordt gekeken.
Dat zorgt voor:
- Onnodig veel inlogaccounts
- Slechte gegevensoverdracht
- Dubbele kosten
- Complex beheer en afhankelijkheid van sleutelfiguren
Een goede eerste stap kan zijn: inventariseren wat u allemaal gebruikt, en kijken waar overlap zit. Door processen beter op elkaar af te stemmen, of systemen te koppelen met API’s of dashboards, haalt u meer waarde uit wat u al heeft. Soms is een eenvoudige koppeling of een centraal dashboard al voldoende om een versnipperd landschap overzichtelijk te maken.
Conclusie: u hoeft het niet alleen te doen
Bedrijfssoftware voor het mkb is geen onderwerp waar u elke dag mee bezig wilt zijn. Maar als het niet goed geregeld is, merkt u dat dagelijks. Dan kost het tijd, geld en energie — en dat gaat ten koste van focus op klanten, kwaliteit of groei.
De juiste software kiezen of uw bestaande software optimaliseren vraagt om een frisse blik van buitenaf. Iemand die niet verkoopt, maar meedenkt. Die processen analyseert, kritisch kijkt naar wat u nu gebruikt, en helpt bij de volgende stap.
Wilt u eens sparren over uw softwarelandschap? Neem gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek. U hoeft het niet alleen uit te zoeken.
Tip: Denk niet in software, maar in oplossingen voor uw bedrijfsvoering. De techniek volgt daarna vanzelf.
Lees verder over bedrijfssoftware
Bedrijfssoftware is een enorm onderwerp: veel impact op uw organisatie, veel zaken om rekening mee te houden en veel ontwikkelingen. Daarom schrijf ik regelmatig over onderwerpen en ontwikkelingen binnen bedrijfssoftware. Hieronder een selectie:
