Onderdeel van het ERP-dossier: Dit artikel is onderdeel van een reeks over ERP in het MKB. Wil je weten wat een implementatie kost of hoe je ERP-software selecteert? Bekijk dan ook:
ERP-implementatie: stappenplan voor MKB
Je hebt een ERP-pakket gekozen. Of je weet dat het tijd is om er een te kiezen. Maar wat gebeurt er daarna? Een ERP-implementatie is vaak complexer dan gedacht. Zonder voorbereiding kun je te maken krijgen met frustratie, uitloop, kostenoverschrijding en weerstand in je team.
Met het juiste stappenplan wordt het overzichtelijk en beheersbaar. Hieronder lees je hoe een implementatietraject er doorgaans uitziet voor MKB-bedrijven.
Waarom een ERP-implementatie vaak misloopt
Veel ondernemers denken dat de leverancier het wel regelt. Maar de leverancier implementeert alleen wat jij aanlevert. Als het doel, de processen of de verwachtingen niet helder zijn, dan loop je bijna zeker vertraging op – of je krijgt een systeem dat niemand wil gebruiken.
De eerste personen die jij aan de lijn krijgt, willen vooral een handtekening: dat zijn de verkopers. Zij hebben zelden in de dieptekennis om goed te kunnen beoordelen wat jij nodig hebt. Dat is ook niet in hun belang: zij willen die handtekening.
Succesvolle ERP-implementaties hebben één ding gemeen: ze worden goed voorbereid. En dat begint vóórdat de eerste consultant binnenstapt.
Heb je daar geen zin of tijd voor? Ik doe het graag voor je: lees hier wat ik als onafhankelijk softwareadviseur voor je kom doen.
Mag ik jou wat vragen? Wat kan of moet beter aan deze site?
Mijn doel is om ondernemers te inspireren en in beweging te krijgen om digitalisering efficient in te zetten. Ik zou het waarderen als je de moeite wilt nemen om 1 of meerdere tips op de mail wilt zetten naar me. Dan kan ik de site verder verbeteren. Bedankt!
Wat is een ERP eigenlijk precies?
Er is geen vaste definitie van wat een ERP precies is: onder MKB-ondernemers is het inmiddels een bekende term waar vaak naar gevraagd wordt. Fabrikanten doen dan ook hun uiterste best om hun product als ERP te verpakken.
De stricte en tradionele uitleg is een ERP interessant voor ondernemingen met meerdere fabrieken verspreid over meerdere landen. Dan heb je echt een ERP nodig. Deze zorgt dat je die verschillende locaties goed kunt inplannen afhankelijk van de beschikbare capaciteit aan mensen en machines. Aan de hand van de verkooporders kan het systeem ook voorstellen doen over hoeveel capaciteit vrij te maken, wat alvast te produceren etc. En wanneer een aantal locaties van elkaar afhankelijk worden, dan kan het ERP de coordinatie verzorgen.
Voor de meeste MKB-ers geldt dat dit allemaal veel te zwaar is. Functies die je nooit gaat gebruiken, talloze trainingen die je moet volgen, etc. En denk eraan wat het kost om een systeem als dit in te richten: honderden mandagen aan consultancy, als het niet in de duizenden loopt.
ERP voor MKB
Omdat ERP zo’n bekende term is geworden zijn er tegenwoordig ook een flink aantal pakketten te krijgen die zelfzelf een ERP noemen. Strict genomen zijn ze dat dus niet, maar voor een gemiddeld MKB-bedrijf maakt dat niet uit. Inmiddels staat de term ‘ERP’ voor software waarmee je de productie efficient kunt laten verlopen. Of je er ook mee kunt calculeren, hangt af van de oplossing. Of je er ook mee kunt boekhouden, hangt ook af van de oplossing.
In het kort: elke MKB-onderneming steekt anders in elkaar en elke ERP-oplossing ook. Daarom is het belangrijk om goed te kijken wat jullie nodig hebben voordat je gaat Googlen op ‘ERP-software’. Hier onder een basis een stappenplan.
Wat komt er kijken bij een ERP-implementatie?
1. Oriëntatie en planvorming
In deze fase breng je je doelen in kaart. Waarom wil je ERP? Wat wil je verbeteren? Welke processen zijn cruciaal? Hoeveel tijd en energie kan je team investeren in dit project? Als je het helemaal goed wilt aanpakken, dan is een Roadmap voor je digitalisering goed om mee te beginnen.
Het is belangrijk dat je eerst weet wat je nodig hebt. Als je gaat Googlen zul je vooral pakketten aantreffen die allemaal perfect voor jou lijken. Let op: dat kan een dure fout zijn! Ik weet dat het lastig is: maar ook hier is het belangrijk om echt stap voor stap te gaan.
2. Selectie van het systeem
Misschien heb je al een leverancier, maar als dat nog niet zo is, is dit hét moment om een goed selectieproces te voeren. Je kijkt naar functionaliteit, schaalbaarheid, gebruiksgemak én naar de match met je organisatie. Lees verder op Softwareselectie voor meer infomatie over deze stap.
3. Voorbereiding van het traject
Wie doet wat? Welke processen moeten worden vastgelegd? Wat is de gewenste go-live datum? Je maakt een realistisch plan met tijdslijnen, verantwoordelijkheden en beslismomenten.
4. Inrichting en maatwerk
De leverancier richt het systeem in. Soms is maatwerk nodig – hoe eerder je dat weet, hoe beter. Je wilt voorkomen dat je tijdens het testen ontdekt dat iets fundamenteels ontbreekt.
5. Testen en finetunen
Voordat je live gaat, test je scenario’s uit de praktijk. Werkt het zoals verwacht? Wat doet het systeem in uitzonderingen? Betrek je team in deze fase – dat voorkomt verrassingen en weerstand.
6. Livegang en nazorg
Dan komt het moment van de waarheid: het nieuwe systeem gaat aan. Goede begeleiding voorkomt chaos. Zorg dat er iemand bereikbaar is voor vragen, fouten en aanpassingen. En blijf verbeteren na livegang.
Veelgemaakte fouten bij ERP-implementaties
- Te weinig tijd en aandacht voor procesinrichting
- Geen draagvlak bij medewerkers
- Te optimistisch tijdspad
- Denken dat de leverancier wel ‘even’ alles regelt
- Pas tijdens het testen ontdekken dat cruciale functies ontbreken
Wanneer is externe adviseur zinvol?
Als je geen tijd hebt om het project aan te sturen, geen ervaring hebt met softwaretrajecten of meerdere afdelingen moet meenemen – dan is begeleiding geen luxe, maar een investering. Een externe helpt om prioriteiten te stellen, voorkomt dat je afwijkt van het plan en bewaakt de belangen van jouw organisatie.
Verder lezen over software advies
Klaar om te starten?
Wil je je ERP-implementatie slim en gestructureerd aanpakken? Bekijk dan hoe ik MKB-bedrijven help bij softwareselectie en implementatie. Geen dikke rapporten, wel richting en regie. Verder lezen over Bas Kierkels.
