Succesvolle software implementatie: stappenplan en praktische tips
Een goede software implementatie maakt het werk makkelijker, sneller en betrouwbaarder. Toch loopt het in de praktijk vaak anders: implementaties duren langer dan verwacht, medewerkers haken af of systemen doen niet wat ze zouden moeten doen. Zonde van de investering. In deze gids leest u hoe u wél grip houdt op het proces — met een helder stappenplan, concrete voorbeelden en een praktische checklist.
Wat is software implementatie?
Software implementatie is het proces waarbij nieuwe software binnen een organisatie wordt ingevoerd en geïntegreerd. Dat betekent meer dan alleen installeren: het gaat om het kiezen van de juiste oplossing, het afstemmen op de dagelijkse praktijk, het begeleiden van gebruikers en het testen of alles goed werkt voordat u live gaat.
Software implementatie gaat over het invoeren van nieuwe software in uw bedrijf.
Goede implementatie draait dus niet alleen om techniek, maar ook om processen, mensen en verwachtingen.
Het stappenplan voor succesvolle software implementatie
Een doordachte voorbereiding voorkomt gedoe achteraf. Hieronder vindt u een praktisch stappenplan dat u kunt volgen bij elke software implementatie – van CRM tot urenregistratie of dashboards.
1. Wat heeft uw organisatie écht nodig?
Begin bij de behoefte, niet bij de tool. Wat wilt u bereiken met de nieuwe software? Efficiënter werken? Minder fouten? Meer inzicht? Formuleer deze doelen concreet. Dat helpt later om te toetsen of de implementatie geslaagd is.
📌 Tip: Stel vast welke processen u wilt verbeteren en welke eisen dat stelt aan de software.
2. Beschrijf de belangrijkste processen
Software moet aansluiten bij hoe u werkt. Beschrijf daarom uw kernprocessen duidelijk. Hoe worden offertes gemaakt? Wie controleert de urenstaten? Hoe loopt de facturatie?
Zonder deze proceskennis is de kans groot dat er een mismatch ontstaat tussen wat de software doet en wat uw team nodig heeft.
3. Haal voorbeeldsituaties op uit de organisatie
Sla de brug tussen abstracte functies en concrete praktijk. Vraag gebruikers om voorbeelden: wanneer liep iets vast? Wat werkt goed in het huidige systeem? Welke handelingen kosten veel tijd?
Deze voorbeelden geven richting aan de inrichting van de software én zijn waardevol tijdens het testen.
4. Wat gaat nu goed – en wat mag nooit verloren gaan?
Bij implementaties ligt de focus vaak op wat nieuw moet. Maar net zo belangrijk is de vraag: wat werkt nu al prima? Zorg dat die onderdelen behouden blijven, ook in de nieuwe situatie.
✅ Voorbeeld: Een planner in Excel is misschien omslachtig, maar bevat soms logica die gebruikers onbewust volgen. Breng die in kaart voordat u deze vervangt door software.
5. Softwareselectie
Nu dat je weet wat jullie echt nodig hebben kun je kijken wat beschikbaar is. Je kunt Googlen maar dan krijg je vaak alleen de grote bekende merken uit de markt. Vraag ook bij collega ondernemers wat zij gebruiken en wat hun ervaringen zijn. In deze fase helpt het om een software adviseur te hebben omdat die meer ervaring heeft met deze fase. Die weet vaak ook kleinere aanbieders die voor een interessante prijs een kneiter van een oplossing hebben die wellicht heel goed bij jullie past.
Zodra je een overzicht hebt van mogelijke oplossingen ga je ze per stuk bekijken: websites, YouTube-video’s over die oplossingen en bellen met de leverancier. Op basis daarvan vallen mogelijk de eerste oplossingen al af. Zodra je nog maar een paar (1-3) oplossingen over hebt is het zinvol om te kijken van welke je een demo wilt hebben. Kijk of je de leveranciers naar jouw onderneming kunt laten komen om een demo te geven.
Tip: welke specifieke zaken wil je terug zien in die demo? Wat is bij jullie uniek of lastig? Zorg dat je die kunt zien in de demo zodat je kunt beoordelen of deze oplossing ook echt kan wat jullie nodig hebben.
6. Maak een testplan (en test echt)
Een goede test voorkomt problemen na livegang. Test niet alleen of knoppen werken, maar vooral: werkt het in de praktijk? Laat gebruikers met voorbeelddata werken en geef ruimte voor feedback.
In een goed testplan staat:
- Wat testen we?
- Wie test het?
- Wanneer?
- Wat zijn acceptatiecriteria?
⛔ Geen test = hogere kans op weerstand of fouten tijdens gebruik.
7. Implementatie
In deze fase is de leverancier druk bezig om de software precies zo in te regelen zoals jullie dat nodig hebben. Daarom wil je processe en voorbeeldsituaties op papier hebben: die kun je met de leverancier doornemen om te toetsen of de oplossing doet wat jullie nodig hebben.
Probeer tussendoor tijd te maken om de oplossing zoals die er op dat moment staat, te kunnen beoordelen. Beter om nu bij te sturen dan pas op het einde.
Tip: doe geen aannames. Zodra je ergens over twijfelt: spreek het uit, documenteer het en toets jouw aanname.
8. In gebruikname
Je kunt ervoor kiezen om die nieuwe software in 1 klap te gaan gebruiken: over al jouw klanten en al je processen. Indrukwekkend, maar vaak niet slim.
Beter neem je de applicatie in gebruik met bekende relaties en bij eenvoudiger projecten of orders of waar je wat ruimte hebt in tijd mocht er iets niet helemaal goed gaan. Zodra alle betrokkenen zien dat het werkt zul je merken dat iedereen aan de applicatie gaat trekken. Dat is gaaf maar blijf de rust bewaren. Stap voor stap implementeren is altijd beter dan heel stoer alles online gooien.
Wat kost een gemiddelde software implementatie?
Investering in Euro’s, tijd en energie
Ik verdeel de investering over een aantal categorieen: Euro’s: daar denkt iedereen aan. Meer daarover in onderstaande tekst. Tijd en energie: deze wordt vaak vergeten. De meeste mensen hebben geen ervaring met het implementeren van software. Gevolg is het project veel energie en tijd kost, naast de bestaande werkdruk. Bovendien heb je een grote kans om dingen opnieuw te moeten doen, wat opnieuw tijd en energie kost.
Van een paar dagen tot een jaar: twee praktijkvoorbeelden
Twee andere grote factoren zijn: wat ga je implementeren en hoe groot en complex is jouw onderneming? Het implementeren van een CRM bij een onderneming van 10-20 FTE kan in in een paar dagen afgerond zijn. Het implementeren van een ERP bij een groeiende onderneming van 100 FTE kan meer dan een jaar in beslag nemen.
Tip: laat je adviseren en bespaar 80%
In alle gevallen helpt het enorm door je een ervaren adviseur te laten meewerken aan jouw software implementatie. Onder zijn/haar begeleiding weet je dat je op je doel afgaat en dat je de juiste beslissingen neemt. Dat scheelt tijd en energie. Je documenteert op de juiste manier en stelt de juiste vragen.
- Scheelt stress
- Kost minder tijd en energie
- Kan ook geld besparen!
- Professioneel eindresultaat
Wat kost het om Bas in te huren?
Ik heb recent een interieurarchitect (5 FTE) geholpen met de selectie en implementatie van bedrijfssoftware. Dat traject heeft 3 werkdagen gekost en dus € 3.000,-.
Daarnaast heb ik een fabrikant (20 FTE) geholpen bij de selectie en implementatie van een ERP-systeem. Ze waren dit traject al 2 jaar aan het uitstellen. Het was 9 dagen werk verdeeld over 5 maanden dus mijn inzet heeft ze € 9.000,- gekost.
In beide gevallen ging het om projecten waar men tegenaan hikte. Samen hebben we het project in no-time succesvol weten af te ronden. Mijn inzet heeft ze geld gekost zoals je kunt zien maar het heeft ze ook over een drempel geholpen en ze hebben met vertrouwen en zonder stress naar hun doel gewerkt.
Veelvoorkomende valkuilen bij software implementatie
Zelfs met het beste plan kunnen dingen misgaan. Dit zijn enkele veelgemaakte fouten — en hoe u ze voorkomt.
Te veel tegelijk willen
Start met de basis en breid daarna uit. Te veel wijzigingen tegelijk zorgen voor verwarring en weerstand.
Gebruikers niet betrekken
Als medewerkers pas bij livegang kennismaken met de software, leidt dat zelden tot enthousiasme. Betrek gebruikers vanaf het begin.
Vergeten te documenteren
Leg keuzes en instellingen vast. Dit voorkomt misverstanden én maakt latere aanpassingen eenvoudiger.
Onvoldoende begeleiding
Nieuwe software vraagt vaak nieuw gedrag. Voorzie in uitleg, trainingen of korte instructievideo’s.
Checklist voor een geslaagde software implementatie
Een overzicht van wat u zeker niet mag vergeten:
- Doelen van de software zijn helder en meetbaar geformuleerd
- Belangrijkste processen zijn beschreven
- Gebruikers zijn betrokken bij het proces
- Voorbeeldsituaties zijn verzameld
- Een testplan is opgesteld en uitgevoerd
- Gebruikers zijn getraind of geïnformeerd
- Een back-upplan is beschikbaar voor de livegang
- Er is nazorg geregeld voor vragen na de start
Hulp nodig bij software implementatie?
Als onafhankelijk software adviseur help ik mkb-bedrijven om grip te krijgen op hun softwareprojecten. Of het nu gaat om het kiezen van de juiste tool, het begeleiden van de implementatie of het voorkomen van veelgemaakte fouten — ik zorg dat het werkt voor uw organisatie.
Neem contact op of plan een vrijblijvend gesprek. Samen zorgen we voor een soepele en succesvolle implementatie.
