Dit is een artikel uit het dossier ‘Alles over ERP‘.
Wat kost een standaard ERP-implementatie?
Een ERP-systeem implementeren is een investering in tijd, geld en energie. De kosten kunnen sterk variëren, afhankelijk van de grootte van het bedrijf, de complexiteit van de processen en de gekozen software. In dit artikel geven we een overzicht van de verschillende kostenposten die komen kijken bij een standaard ERP-implementatie.
Elke onderneming is anders, dat is de reden dat een ERP-project zich niet laat definieren in standaard tarieven. Als ik je zeg dat 95% van de implementaties ergens tussen de € 10.000 en € 500.000 zit, dan weet je nog niet veel natuurlijk. Op deze pagina beschrijf ik de werkzaamheden en inkoop die bij een gemiddeld ERP-traject komen kijken.
Selectie en implementatiefase
‘Bezint eer ge begint’ oftewel: ‘denk goed na voordat je in actie komt’. Dat geldt zeker wanneer je toe bent aan een nieuw ERP-systeem.
Licentiekosten
De meeste ERP-systemen werken tegenwoordig met een abonnementsmodel. De kosten hangen af van het aantal gebruikers, de functionaliteiten en modules die je kiest. Door goed te analyseren wat je echt nodig hebt, voorkom je onnodige uitgaven.
Implementatiekosten
Hieronder vallen inrichting, datamigratie en training van je team. De implementatiepartner speelt hierbij vaak een grote rol. Hoe beter je voorbereid bent, hoe efficiënter dit traject verloopt.
Interne tijdsinvestering
Je team moet tijd vrijmaken om processen in kaart te brengen, te testen en mee te denken. Dat kost geld, maar is essentieel voor succes. Toch wordt deze post vaak onderschat of vergeten in het budget.
Maatwerk en koppelingen
Als jouw processen afwijken van wat de standaardsoftware biedt, is maatwerk nodig. Ook koppelingen met andere tools of systemen brengen extra kosten met zich mee. Maak dit bespreekbaar vóór je start.
Gebruiksfase
Gefeliciteerd: je nieuwe ERP is Live! Jij en je team kunnen opgelucht ademhalen: het was een flinke investering en traject maar iedereen is trots op het eindresultaat. Nu is het belangrijk om het ERP goed te onderhouden zodat jouw investering zo lang mogelijk meegaat.
Terugkerende licenties
Welke licenties komen elk jaar terug? In deze fase is het ook handig om zelf een overzicht te houden van welke licenties je echt nodig hebt. Voor je het weet betaal je voor oud-medewerkers.
Onderhoud en support
Na livegang komen er terugkerende kosten bij zoals updates, beheer en support. Deze zitten soms in de abonnementsprijs, maar zijn niet altijd compleet gedekt. Vraag hier goed naar bij je leverancier.
Totale kosten en afronding
De totale kosten lopen uiteen van enkele tienduizenden tot tonnen, afhankelijk van je situatie. Het helpt om vooraf een realistisch overzicht te maken van alle eenmalige én terugkerende kosten. Laat je hierbij adviseren, zodat je met vertrouwen kunt investeren in een ERP-oplossing die écht werkt. Ben je benieuwd wat ik voor je kan beteken? Laten we gratis sparren: ik help je graag verder. Klik op onderstaande knop.
Waarom lopen ERP-kosten vaak op?
- Ondefinieerde scope: als vooraf niet duidelijk is wat er binnen het project valt, ontstaan er snel extra werkzaamheden (en kosten).
- Gebrekkige voorbereiding: zonder goede voorbereiding is de kans groot dat het traject stroef verloopt en vertraging oploopt.
- Geen overzicht op processen: wie niet precies weet hoe het bedrijf werkt, kan ook geen goede keuzes maken in software en inrichting.
- Te laat inzicht in maatwerkwensen: maatwerk blijkt vaak pas nodig nádat je gestart bent – en dat kost veel meer dan vooraf plannen.
Om deze redenen kan het echt aan te raden te zijn om u te laten begeleiden bij het zoeken, selecteren en implementeren van een nieuw ERP.
Tip: bespaar en laat je begeleiden
Klinkt vreemd maar je kunt op meerdere manieren besparen door je te laten begeleiden bij een ERP-traject, zie hier een voorbeeld:
| Aspect | Zonder begeleiding | Met begeleiding door Bas Kierkels |
|---|---|---|
| Selectie en voorbereiding | 3 maanden: zoeken, veel overleg, onduidelijke scope | ✅ 6 weken |
| Implementatieperiode | 9 maanden | ✅ 6 maanden |
| Maatwerk aanpassingen | Pas na livegang, €30.000 extra | ✅ Behapbaar |
| Uitloop & frustratie | Hoog – team is projectmoe, deadlines niet gehaald | ✅ Beperkt: duidelijke planning, weinig irritatie |
| Resultaat | Veel Excel blijft bestaan, lage adoptie | ✅ Stabiel en tilt operatie naar volgend niveau |
Wat het kost – en wat het écht kost
Veel bedrijven kijken alleen naar de offerte van de leverancier. Maar interne tijd, frustratie en correcties tellen net zo hard mee.
| Post | Zonder begeleiding | Met begeleiding door Bas Kierkels |
|---|---|---|
| Interne tijd (uren) | 800 uur verspreid over afdelingen | ✅ 300 uur |
| Leverancier | € 65.000 | ✅ € 55.000 |
| Begeleiding | – | € 15.000 |
| Totaal | ± € 110.000 | ✅ ± € 90.000 |
| Belasting voor organisatie | Zwaar – frustratie, faalkosten, herwerk | ✅ Behapbaar en in positieve sfeer |
Let op: dit is echt een rekenvoorbeeld, geen inschatting van de werkelijke kosten. Afhankelijk van jouw bedrijf, branche en andere omstandigheden kan de werkelijke investering flink afwijken.
Conclusie: zelf doen of laten begeleiden
Een ERP-systeem gaat jouw onderneming veel brengen. Maar het is een ingewikkeld project en vraagt specifieke kennis. Laat je dus begeleiden. Het scheelt je veel tijd, stress en ook geld. Bovendien zal het eindresultaat langer meegaan en blijven passen.
Wil je weten wat ik voor je kan betekenen? Laten we sparren. Klik op onderstaande banner en ik help je gratis op weg!
