Dit is een artikel uit het dossier ‘Alles over ERP‘.
Dit kost een standaard
ERP-implementatie
Spring snel naar:
Kosten incl. begeleiding – Subsidie – Praktijkvoorbeeld – FAQ
Een ERP-systeem implementeren is een investering in tijd, geld en energie. De kosten kunnen sterk variëren, afhankelijk van de grootte van het bedrijf, de complexiteit van de processen en de gekozen software. In dit artikel geven we een overzicht van de verschillende kostenposten die komen kijken bij een standaard ERP-implementatie.
Elke onderneming is anders, dat is de reden dat een ERP-project zich niet laat definieren in standaard tarieven. Als ik je zeg dat 95% van de implementaties ergens tussen de € 10.000 en € 500.000 zit, dan weet je nog niet veel natuurlijk. Op deze pagina beschrijf ik de werkzaamheden en inkoop die bij een gemiddeld ERP-traject komen kijken.
Selectie en implementatiefase
‘Bezint eer ge begint’ oftewel: ‘denk goed na voordat je in actie komt’. Dat geldt zeker wanneer je toe bent aan een nieuw ERP-systeem.
1. Licentiekosten
De meeste ERP-systemen werken tegenwoordig met een abonnementsmodel. De kosten hangen af van het aantal gebruikers, de functionaliteiten en modules die je kiest. Door goed te analyseren wat je echt nodig hebt, voorkom je onnodige uitgaven.
2. Implementatiekosten
Hieronder vallen inrichting, datamigratie en training van je team. De implementatiepartner speelt hierbij vaak een grote rol. Hoe beter je voorbereid bent, hoe efficiënter dit traject verloopt.
3. Interne tijdsinvestering
Je team moet tijd vrijmaken om processen in kaart te brengen, te testen en mee te denken. Dat kost geld, maar is essentieel voor succes. Toch wordt deze post vaak onderschat of vergeten in het budget.
4. Maatwerk en koppelingen
Als jouw processen afwijken van wat de standaardsoftware biedt, is maatwerk nodig. Ook koppelingen met andere tools of systemen brengen extra kosten met zich mee. Maak dit bespreekbaar vóór je start.
Gebruiksfase
Gefeliciteerd: je nieuwe ERP is Live! Jij en je team kunnen opgelucht ademhalen: het was een flinke investering en traject maar iedereen is trots op het eindresultaat. Nu is het belangrijk om het ERP goed te onderhouden zodat jouw investering zo lang mogelijk meegaat.
Terugkerende licenties
Welke licenties komen elk jaar terug? In deze fase is het ook handig om zelf een overzicht te houden van welke licenties je echt nodig hebt. Voor je het weet betaal je voor oud-medewerkers.
Onderhoud en support
Na livegang komen er terugkerende kosten bij zoals updates, beheer en support. Deze zitten soms in de abonnementsprijs, maar zijn niet altijd compleet gedekt. Vraag hier goed naar bij je leverancier.
Waarom lopen ERP-kosten vaak uit de hand?
- Ondefinieerde scope: als vooraf niet duidelijk is wat er binnen het project valt, ontstaan er snel extra werkzaamheden (en kosten).
- Gebrekkige voorbereiding: zonder goede voorbereiding is de kans groot dat het traject stroef verloopt en vertraging oploopt.
- Geen overzicht op processen: wie niet precies weet hoe het bedrijf werkt, kan ook geen goede keuzes maken in software en inrichting.
- Te laat inzicht in maatwerkwensen: maatwerk blijkt vaak pas nodig nádat je gestart bent – en dat kost veel meer dan vooraf plannen.
Oplossing: haal tijdelijk ervaring in huis
Het implementeren van software vraagt om specifieke ervaring: je moet kunnen zien wat nodig is bij jouw bedrijf. Maar je moet ook kunnen begrijpen wat speelt bij de leverancier(s): hoe denken zij? Wat hebben zij nodig aan informatie om hun werk goed te kunnen doen?
Als je deze pagina leest wil dat waarschijnlijk zeggen dat je bezig bent met een nieuw ERP. En waarschijnlijk heb je niemand bij je aan het werk die weet hoe een dergelijk project werkt.
Vraag jezelf dan af of je dit uberhaupt zelf moet gaan proberen. Zeker als het eenmaal fout gaat kost het veel tijd, energie én geld om het project weer terug goed te krijgen.
Bespaar jezelf veel energie en huur tijdelijk een ervaren kracht in. Bas Kierkels heeft 20 jaar ervaring met het implementeren van ERP-software bij MKB-ondernemingen.
Tip: bespaar en laat je begeleiden
Klinkt vreemd maar je kunt op meerdere manieren besparen door je te laten begeleiden bij een ERP-traject, zie hier een voorbeeld:
| Aspect | Zonder begeleiding | Met begeleiding door Bas Kierkels |
|---|---|---|
| Selectie en voorbereiding | 3 maanden: zoeken, veel overleg, onduidelijke scope | ✅ 6 weken |
| Implementatieperiode | 9 maanden | ✅ 6 maanden |
| Maatwerk aanpassingen | Pas na livegang, €30.000 extra | ✅ Behapbaar |
| Uitloop & frustratie | Hoog – team is projectmoe, deadlines niet gehaald | ✅ Beperkt: duidelijke planning, weinig irritatie |
| Resultaat | Veel Excel blijft bestaan, lage adoptie | ✅ Stabiel en tilt operatie naar volgend niveau |
De échte kosten
Veel bedrijven kijken alleen naar de offerte van de leverancier. Maar interne tijd, frustratie en correcties tellen net zo hard mee.
| Post | Zonder begeleiding | Met begeleiding door Bas Kierkels |
|---|---|---|
| Interne tijd (uren) | 800 uur verspreid over afdelingen | ✅ 300 uur |
| Leverancier | € 65.000 | ✅ € 55.000 |
| Begeleiding | – | € 7.500 tot 15.000 |
| Totaal | ± € 110.000 | ✅ ± € 62.500 – 70.000 |
| Belasting voor organisatie | Zwaar – frustratie, faalkosten, herwerk | ✅ Behapbaar en in positieve sfeer |
Let op: dit is echt een rekenvoorbeeld, geen inschatting van de werkelijke kosten. Afhankelijk van jouw bedrijf, branche en andere omstandigheden kan de werkelijke investering flink afwijken.
Implementatie bij Ploegmakers Metaalconservering
Ploegmakers is een stabiel familiebedrijf dat jarenlang op een praktische manier werkte. Tot het moment kwam dat de nieuwe generatie merkte dat de bestaande systemen te krap werden voor de manier waarop het bedrijf inmiddels draaide. Er moest een ERP komen — maar welk pakket past echt bij hun werkwijze?
We gingen van kennismaking, softwareselectie, implementatie naar Livegang in minder dan 6 maanden. Geen stress, geen vervelende vergaderingen: gewoon echt samenwerken en duidelijke afspraken.
Subsidies voor ERP-advies in de installatiebranche
Veel installatiebedrijven hebben recht op subsidie voor digitalisering
Voor advies, procesanalyse en digitale verbeterplannen bestaan er regelingen die een groot deel van de kosten dekken. Er zijn subsidies beschikbaar voor onafhankelijk advies én ERP‑voorbereiding.
Subsidies verlagen het risico en versnellen de besluitvorming
Digitaliseren voelt soms als een sprong in het diepe. Subsidies halen de scherpe randen van het financiële risico af. Daardoor wordt het makkelijker om eerst helderheid te creëren — een grondige analyse, goede selectiecriteria en een duidelijk plan — voordat je richting leveranciers stapt. Dit voorkomt dure misstappen later in het traject.
Lees hier verder over de beschikbare digitaliseringsubsidies.
Veelgestelde vragen
Door mij in te schakelen bespaar je zelf veel tijd en vooral ook energie en onzekerheid. We gaan details goed uitwerken zonder er een boek van te maken. Daarmee heb je grip en inzicht vanaf dag één en ga je met zekerheid op je doel af.
Dat hangt af van de grootte en complexiteit van uw bedrijf en hoe impactvol de software is. Een implementatie vraagt voorbereiding en afstemming en dat kost tijd. Houd rekening met minimaal 6 werkdagen en dus € 6.000,-. Wanneer het bedrijf groter is, of de eisen complexer hebben we uiteraard meer tijd nodig. Er zijn overigens subsidies te krijgen ten grootte van € 3.000 tot 5.000,-. Een eerste verkenning is altijd vrijblijvend.
Ik werk onafhankelijk. Wel heb ik ervaring met diverse pakketten, zodat ik goed kan inschatten wat wel of niet past.
Gratis adviesgesprek:
Al je ERP-vragen beantwoord
In een 1-op-1 gesprek via Teams krijg je antwoord op al jouw ERP-vragen. Ter kennismaking en dus vrijblijvend.
Lees een aantal
recente praktijkvoorbeelden
Bekijk de praktijkvoorbeelden rondom onafhankelijk ERP-advies: selectie, implementatie en lange termijn denken.