Dit is een artikel uit het dossier ‘Alles over ERP‘.
Een ERP-software op maat biedt MKB-bedrijven de kans om hun unieke manier van werken precies te ondersteunen met slimme software. Geen omwegen, geen compromissen – maar een systeem dat zich aanpast aan hoe ú werkt. Zeker als uw processen afwijken van de standaard, kan maatwerk de sleutel zijn tot efficiënter werken, minder fouten en betere service.
Daar staat tegenover dat maatwerk ook risico’s en aandachtspunten met zich meebrengt. In dit artikel leg ik uit wanneer maatwerk ERP logisch is, hoe u het slim en beheersbaar houdt, en waar u op moet letten tijdens selectie en implementatie.
ERP op maat brengt gigantische voordelen voor uw bedrijf. Maak duidelijke afspraken bij het ontwikkelen, dan komt het goed.
Wat is ERP?
ERP staat voor Enterprise Resource Planning – software die verschillende bedrijfsprocessen samenbrengt in één systeem. Denk aan verkoop, voorraadbeheer, inkoop, productie, administratie en rapportages. Het doel: informatie centraliseren, dubbel werk voorkomen en bedrijfsvoering stroomlijnen.
Standaard ERP-pakketten bieden vaak veel functionaliteit, maar zijn gebaseerd op een ‘gemiddeld’ bedrijf. In de praktijk blijkt echter dat veel MKB-bedrijven daar nét buiten vallen.
Tip van Bas:
Maatwerk vraagt samenwerking
Je begint aan maatwerk omdat jouw organisatie specifieke behoeften heeft. Dan is het cruciaal dat je die behoeften heel goed beschrijft zodat jouw team en je leverancier(s) precies weten waar ze naartoe moeten. Anders gaat het project zwabberen. Dat kost veel tijd, energie en – inderdaad – geld.
Cruciaal is dus behoeften op de juiste manier te beschrijven en met iedereen communiceren. Twijfel je hoe dat moet? Laten we gratis sparren. Ik help je graag verder.
Bas Kierkels – software adviseur
Wanneer kiest u voor maatwerk ERP software?
Maatwerk ERP software is interessant wanneer uw processen of werkwijze aantoonbaar uniek zijn. Bijvoorbeeld in deze situaties:
- Productievolgorde – Uw assemblage of bewerking verloopt in een specifieke volgorde die standaardpakketten niet ondersteunen.
- Projectstructuur – U werkt met meerdere fases, subprojecten of een unieke vorm van nacalculatie.
- Voorraad en logistiek – Uw magazijnindeling, levermethodes of verpakkingseisen wijken sterk af van het gemiddelde.
- Branche-eisen – U moet voldoen aan protocollen of registraties die specifieke ondersteuning vragen.
- Dienstverlening – Uw klantproces, aftersales of contractvormen passen niet in standaard klantmodules.
Als u merkt dat een standaardpakket leidt tot omdenken, workarounds of losse Excel-bestanden, is maatwerk het overwegen waard.
Voordelen van maatwerk ERP
- Naadloze aansluiting – Uw processen blijven leidend, niet de beperkingen van software.
- Hogere efficiëntie – Minder dubbel werk, minder fouten en minder handmatige controle.
- Onderscheidend vermogen behouden – Uw unieke werkwijze blijft intact en schaalbaar.
- Betere integraties – Denk aan boekhouding, CRM of MES-systemen die precies doen wat u nodig hebt.
En de risico’s van ERP maatwerk
- Hogere ontwikkelkosten – Maatwerk vergt extra bouwtijd en expertise.
- Afhankelijkheid van leveranciers – Zonder goede documentatie of overdraagbaarheid kunt u vastzitten aan één partij.
- Complexere updates – Standaardsoftware verandert continu; maatwerk moet meeontwikkelen.
- Beheerlast – Meer aanpassingen betekent meer testen, support en afstemming.
De kunst is dus: alleen maatwerk toepassen waar het echt toegevoegde waarde biedt.
Wellicht is het een optie om de standaard processen te laten afhandelen door standaard software. Alleen voor de processen die terecht afwijken van de norm laat je een ERP op maat ontwikkelen. Dat scheelt je risico, tijd, energie en geld.
Voorbeeld: koppeling met boekhoudsoftware
Veel MKB-bedrijven koppelen hun ERP aan boekhoudsoftware. Soms werkt dat standaard, maar vaak is er maatwerk nodig om het écht goed te laten samenwerken. Enkele voorbeelden:
- Exact Online – Orderdata wordt automatisch vertaald naar facturen, inclusief kostenplaatsen of projectnummers.
- Odoo – ERP en boekhouding zijn geïntegreerd, maar maatwerk is nodig voor specifieke exportformaten of afletterlogica.
- Andere koppelingen – Denk aan contractadministratie, projectregistratie of CRM-integraties met financiële afhandeling.
Dergelijke koppelingen zijn vaak overzichtelijk, maar onmisbaar om soepel te kunnen werken.
Wat kost een ‘ERP op maat’-implementatie?
Bij het zoeken, selecteren en implementeren van een ERP op maat komt veel kijken. Je weet dat het geld gaat kosten maar realiseer je je ook hoeveel tijd en energie? Op alle drie de vlakken gaat begeleiding jou veel besparen. Hoeveel? Ik heb twee praktijkvoorbeelden uitgewerkt: van een maakbedrijf en een zakelijk dienstverlener.
| Post | Zonder begeleiding | Met begeleiding door Bas Kierkels |
|---|---|---|
| Interne tijd (uren) | 800 uur verspreid over afdelingen | ✅ 300 uur |
| Leverancier | € 65.000 | ✅ € 55.000 |
| Begeleiding | – | € 15.000 |
| Totaal | ± € 110.000 | ✅ ± € 90.000 |
| Belasting voor organisatie | Zwaar – frustratie, faalkosten, herwerk | ✅ Behapbaar en in positieve sfeer |
Tip: werk processen en situaties uit
Voordat u beslist over maatwerk, is het verstandig om uw processen goed te beschrijven. Bijvoorbeeld:
- Hoe loopt een order van aanvraag tot factuur?
- Welke stappen zijn handmatig of foutgevoelig?
- Welke gegevens worden tussen systemen uitgewisseld?
Door dit scherp te krijgen, ontstaat vanzelf inzicht in wat standaard kan – en waar maatwerk écht het verschil maakt.
Voorbereiding van een maatwerk ERP-software
Een ERP-project met maatwerk vraagt om goede voorbereiding. De fasen in het kort:
- Procesanalyse – De huidige en gewenste werkwijze in kaart brengen.
- Selectie – Systeemkeuze maken op basis van behoeften én maatwerkwensen.
- Realisatie – Inrichten van standaardmodules plus bouwen van het maatwerk.
- Testfase – Alles grondig valideren met echte situaties.
- Training en livegang – Medewerkers meenemen en support organiseren.
Communicatie is essentieel – niet alleen met leveranciers, maar ook met het team dat ermee gaat werken.
Zo houd je het project beheersbaar
Een ‘ERP op maat’-project is op zichzelf ook maatwerk. Afhankelijk van jouw onderneming, je huidige software, team en bijvooreeld marktomstandigheden kunnen we bepaalde aanvullende componenten meenemen. Dit komt in elk geval aan bod:
- Beperk maatwerk tot de kern – Alles wat standaard kan, moet standaard blijven.
- Stel een team samen – ieder met een eigen bijdrage: kennis, ervaring, etc.
- Werk stapsgewijs – Begin klein, test goed, bouw verder uit.
- Documenteer alles – Zowel technisch als functioneel, voor overdraagbaarheid en continuïteit.
- Toets koppelingen op rendement – Niet alles wat kan, moet ook gebouwd worden.
Wist je dat er subsidie mogelijk is?
Het kiezen en implementeren van nieuwe bedrijfssoftware is een investering – in tijd én geld. Maar wat veel ondernemers niet weten: er zijn verschillende subsidieregelingen die dit soort trajecten (gedeeltelijk) vergoeden.
Er zijn regelingen op regionaal, landelijk of sectorniveau. Denk aan de MKB-innovatiestimulering (MIT), SLIM-regeling of specifieke fondsen in jouw branche of provincie.
Verder lezen over subsidie mbt digitalisering.
Tip: De juiste subsidie kan net het verschil maken tussen uitstellen en doorpakken. Laat geld geen drempel zijn als de software je bedrijf vooruit kan helpen. Weet je niet waar je moet beginnen? Geen zorgen. In een gratis sparsessie kijken we samen of er regelingen zijn waar jij gebruik van kunt maken.
Lees verder over bedrijfssoftware
Bedrijfssoftware is een enorm onderwerp: veel impact op uw organisatie, veel zaken om rekening mee te houden en veel ontwikkelingen. Daarom schrijf ik regelmatig over onderwerpen en ontwikkelingen binnen bedrijfssoftware. Hieronder een selectie:
