Op zoek naar ERP-software op maat voor uw MKB-bedrijf?
ERP-software op maat biedt MKB-bedrijven de kans om hun unieke manier van werken precies te ondersteunen met slimme software. Geen omwegen, geen compromissen – maar een systeem dat zich aanpast aan hoe ú werkt. Zeker als uw processen afwijken van de standaard, kan maatwerk de sleutel zijn tot efficiënter werken, minder fouten en betere service.
Daar staat tegenover dat maatwerk ook risico’s en aandachtspunten met zich meebrengt. In dit artikel leg ik uit wanneer maatwerk ERP logisch is, hoe u het slim en beheersbaar houdt, en waar u op moet letten tijdens selectie en implementatie.
ERP op maat brengt gigantische voordelen voor uw bedrijf. Maak duidelijke afspraken bij het ontwikkelen, dan komt het goed.
Eerste tip: laat u onafhankelijk adviseren!
Wat is ERP?
ERP staat voor Enterprise Resource Planning – software die verschillende bedrijfsprocessen samenbrengt in één systeem. Denk aan verkoop, voorraadbeheer, inkoop, productie, administratie en rapportages. Het doel: informatie centraliseren, dubbel werk voorkomen en bedrijfsvoering stroomlijnen.
Standaard ERP-pakketten bieden vaak veel functionaliteit, maar zijn gebaseerd op een ‘gemiddeld’ bedrijf. In de praktijk blijkt echter dat veel MKB-bedrijven daar nét buiten vallen.
Wanneer kiest u voor maatwerk ERP software?
Maatwerk ERP software is interessant wanneer uw processen of werkwijze aantoonbaar uniek zijn. Bijvoorbeeld in deze situaties:
- Productievolgorde – Uw assemblage of bewerking verloopt in een specifieke volgorde die standaardpakketten niet ondersteunen.
- Projectstructuur – U werkt met meerdere fases, subprojecten of een unieke vorm van nacalculatie.
- Voorraad en logistiek – Uw magazijnindeling, levermethodes of verpakkingseisen wijken sterk af van het gemiddelde.
- Branche-eisen – U moet voldoen aan protocollen of registraties die specifieke ondersteuning vragen.
- Dienstverlening – Uw klantproces, aftersales of contractvormen passen niet in standaard klantmodules.
Als u merkt dat een standaardpakket leidt tot omdenken, workarounds of losse Excel-bestanden, is maatwerk het overwegen waard.
Tip: zet lange termijn doelen
In de praktijk zie ik veel dat men lang doorgaat met het ontwikkelen van nieuwe features aan een ERP op maat. Heel logisch en ook vaak gezond. Maar dan kan het lastig zijn om hetzelfde doel in beeld te houden.
Vandaar deze tip: schrijf je doelen voor de langere termijn concreet uit. Dat kan in een Roadmap Digitalisering of in een digitale strategie. Beide methoden leiden tot ongeveer hetzelfde doel; namelijk uw zakelijke doelen concreet uitschrijven. Controleer bij het laten ontwikkelen van maatwerk aan uw ERP of u nog op uw doelen afgaat.
De voordelen van ERP-software op maat
- Naadloze aansluiting – Uw processen blijven leidend, niet de beperkingen van software.
- Hogere efficiëntie – Minder dubbel werk, minder fouten en minder handmatige controle.
- Onderscheidend vermogen behouden – Uw unieke werkwijze blijft intact en schaalbaar.
- Betere integraties – Denk aan boekhouding, CRM of MES-systemen die precies doen wat u nodig hebt.
En de risico’s van ERP maatwerk
- Hogere ontwikkelkosten – Maatwerk vergt extra bouwtijd en expertise.
- Afhankelijkheid van leveranciers – Zonder goede documentatie of overdraagbaarheid kunt u vastzitten aan één partij.
- Complexere updates – Standaardsoftware verandert continu; maatwerk moet meeontwikkelen.
- Beheerlast – Meer aanpassingen betekent meer testen, support en afstemming.
De kunst is dus: alleen maatwerk toepassen waar het echt toegevoegde waarde biedt.
Voorbeeld: koppeling met boekhoudsoftware
Veel MKB-bedrijven koppelen hun ERP aan boekhoudsoftware. Soms werkt dat standaard, maar vaak is er maatwerk nodig om het écht goed te laten samenwerken. Enkele voorbeelden:
- Exact Online – Orderdata wordt automatisch vertaald naar facturen, inclusief kostenplaatsen of projectnummers.
- Odoo – ERP en boekhouding zijn geïntegreerd, maar maatwerk is nodig voor specifieke exportformaten of afletterlogica.
- Andere koppelingen – Denk aan contractadministratie, projectregistratie of CRM-integraties met financiële afhandeling.
Dergelijke koppelingen zijn vaak overzichtelijk, maar onmisbaar om soepel te kunnen werken.
Tip: werk processen en situaties uit
Voordat u beslist over maatwerk, is het verstandig om uw processen goed te beschrijven. Bijvoorbeeld:
- Hoe loopt een order van aanvraag tot factuur?
- Welke stappen zijn handmatig of foutgevoelig?
- Welke gegevens worden tussen systemen uitgewisseld?
Door dit scherp te krijgen, ontstaat vanzelf inzicht in wat standaard kan – en waar maatwerk écht het verschil maakt.
Wat komt er kijken bij de implementatie van een maatwerk ERP-software?
Een ERP-project met maatwerk vraagt om goede voorbereiding. De fasen in het kort:
- Procesanalyse – De huidige en gewenste werkwijze in kaart brengen.
- Selectie – Systeemkeuze maken op basis van behoeften én maatwerkwensen.
- Realisatie – Inrichten van standaardmodules plus bouwen van het maatwerk.
- Testfase – Alles grondig valideren met echte situaties.
- Training en livegang – Medewerkers meenemen en support organiseren.
Communicatie is essentieel – niet alleen met leveranciers, maar ook met het team dat ermee gaat werken.
Hoe houd je het project beheersbaar?
- Beperk maatwerk tot de kern – Alles wat standaard kan, moet standaard blijven.
- Werk stapsgewijs – Begin klein, test goed, bouw verder uit.
- Documenteer alles – Zowel technisch als functioneel, voor overdraagbaarheid en continuïteit.
- Toets koppelingen op rendement – Niet alles wat kan, moet ook gebouwd worden.
Vragen of ERP en maatwerk? Vraag gratis onafhankelijk advies
Overweegt u ERP op maat, maar weet u niet of het bij uw bedrijf past? Tijdens een gratis digitaliseringsgesprek kijken we samen naar uw situatie en geef ik een eerlijk, onafhankelijk advies. Ik werk onafhankelijk van softwarehuizen en sta aan jullie kant tijdens het hele traject.
Lees verder over bedrijfssoftware
Bedrijfssoftware is een enorm onderwerp: veel impact op uw organisatie, veel zaken om rekening mee te houden en veel ontwikkelingen. Daarom schrijf ik regelmatig over onderwerpen en ontwikkelingen binnen bedrijfssoftware. Hieronder een selectie:
