Onderdeel van het ERP-dossier: Dit artikel is onderdeel van een reeks over ERP in het MKB. Wil je weten wat een implementatie kost of hoe je ERP-software selecteert? Bekijk dan ook:
ERP-implementatie: stappenplan voor MKB
Je hebt een ERP-pakket gekozen. Of je weet dat het tijd is om er een te kiezen. Maar wat gebeurt er daarna? Een ERP-implementatie is vaak complexer dan gedacht. Zonder voorbereiding kun je te maken krijgen met frustratie, uitloop, kostenoverschrijding en weerstand in je team.
Met het juiste stappenplan wordt het overzichtelijk en beheersbaar. Hieronder lees je hoe een implementatietraject er doorgaans uitziet voor MKB-bedrijven.
Waarom een ERP-implementatie vaak misloopt
Veel ondernemers denken dat de leverancier het wel regelt. Maar de leverancier implementeert alleen wat jij aanlevert. Als het doel, de processen of de verwachtingen niet helder zijn, dan loop je bijna zeker vertraging op – of je krijgt een systeem dat niemand wil gebruiken.
Succesvolle ERP-implementaties hebben één ding gemeen: ze worden goed voorbereid. En dat begint vóórdat de eerste consultant binnenstapt.
Wat komt er kijken bij een ERP-implementatie?
1. Oriëntatie en planvorming
In deze fase breng je je doelen in kaart. Waarom wil je ERP? Wat wil je verbeteren? Welke processen zijn cruciaal? Hoeveel tijd en energie kan je team investeren in dit project?
2. Selectie van het systeem
Misschien heb je al een leverancier, maar als dat nog niet zo is, is dit hét moment om een goed selectieproces te voeren. Je kijkt naar functionaliteit, schaalbaarheid, gebruiksgemak én naar de match met je organisatie.
3. Voorbereiding van het traject
Wie doet wat? Welke processen moeten worden vastgelegd? Wat is de gewenste go-live datum? Je maakt een realistisch plan met tijdslijnen, verantwoordelijkheden en beslismomenten.
4. Inrichting en maatwerk
De leverancier richt het systeem in. Soms is maatwerk nodig – hoe eerder je dat weet, hoe beter. Je wilt voorkomen dat je tijdens het testen ontdekt dat iets fundamenteels ontbreekt.
5. Testen en finetunen
Voordat je live gaat, test je scenario’s uit de praktijk. Werkt het zoals verwacht? Wat doet het systeem in uitzonderingen? Betrek je team in deze fase – dat voorkomt verrassingen en weerstand.
6. Livegang en nazorg
Dan komt het moment van de waarheid: het nieuwe systeem gaat aan. Goede begeleiding voorkomt chaos. Zorg dat er iemand bereikbaar is voor vragen, fouten en aanpassingen. En blijf verbeteren na livegang.
Veelgemaakte fouten bij ERP-implementaties
- Te weinig tijd en aandacht voor procesinrichting
- Geen draagvlak bij medewerkers
- Te optimistisch tijdspad
- Denken dat de leverancier wel ‘even’ alles regelt
- Pas tijdens het testen ontdekken dat cruciale functies ontbreken
Wanneer is een externe begeleider zinvol?
Als je geen tijd hebt om het project aan te sturen, geen ervaring hebt met softwaretrajecten of meerdere afdelingen moet meenemen – dan is begeleiding geen luxe, maar een investering. Een externe helpt om prioriteiten te stellen, voorkomt dat je afwijkt van het plan en bewaakt de belangen van jouw organisatie.
Klaar om te starten?
Wil je je ERP-implementatie slim en gestructureerd aanpakken? Bekijk dan hoe ik MKB-bedrijven help bij softwareselectie en implementatie. Geen dikke rapporten, wel richting en regie.
