FASE 6: DEAL SLUITEN & IMPLEMENTATIE VOORBEREIDEN
ERP contract implementatie
Ok: deal! En nu?
Proficiat: mooie en belangrijke stappen gemaakt.
Let op: de komende stappen zijn weer minstens zo belangrijk.
ERP contract implementatie
Kandidaten bellen
In de afgelopen periode heb je regelmatig contact gehad met de verschillende kandidaten. Sommige heb je alleen maar getroffen via Teams, anderen hebben de moeite genomen, of anderen mochten naar jouw bedrijf toekomen op locatie. Maar in alle gevallen geldt dat de leveranciers toch behoorlijk hebben geïnvesteerd om indruk op je te maken.
Niet alleen de verkoper is daarmee bezig geweest, vaak ook nog een of meerdere mensen uit dat bedrijf, bijvoorbeeld om demo’s te maken of zelfs een proof of concept, en op zijn minst een aantal goede presentaties.
Voor hun is het ook echt spannend. Ze weten dat jullie interesse hebben in een product wat zij verkopen, dus ze willen natuurlijk heel graag de deal.
Daarnaast is het een vrij kleine wereld. De kans bestaat dat je een of meerdere van deze mensen in de toekomst nog een keer tegenkomt, of misschien zelfs nodig hebt. Dus op een nette manier terugcommuniceren dat deze partijen het niet zijn geworden, is zowel beleefdheid als ook gewoon slim.
Dus mijn advies is: bel ze persoonlijk op. Geef ze complimenten voor hun inzet, en wees vervolgens duidelijk dat zij het niet zijn geworden, dat de keuze is gevallen op een andere partij. Als je nog wat tips mee wilt geven, is dit telefoontje ook een goed moment.
Deal: vier dat moment
Proficiat. Na een paar weken of maanden hard werken, informatie verzamelen, dingen uitpluizen, heb je nu een weloverwogen keuze gemaakt. En je hebt één kandidaat uitgekozen waar iedereen zich echt goed mee voelt. Dat is echt een heel mooie stap.
En het is ook het perfecte moment om daar ontspannen op terug te kijken. Jij en je team hebben zich flink ingespannen in de afgelopen periode, en dit is het perfecte moment om hetgeen wat je bereikt hebt ook echt te vieren, in een ontspannen meeting met het hele team bij elkaar.
Misschien haal je er iets lekkers bij te drinken of te eten, maar dit is het moment om jullie inspanningen tot nu toe te vieren. Je versterkt er ook het teamgevoel mee. Je bevestigt er indirect ook mee dat iedereen die onderdeel is van het team, ook echt onderdeel is van dit succes. En het maakt jullie klaar voor de volgende fase, die ook heel belangrijk is, namelijk de implementatie.
Maar voor nu: proost!
Tijd voor reflectie:
Wat hebben geleerd en wat nemen we mee?
In deze stap neem je heel eventjes de tijd om terug te kijken wat jullie allemaal bereikt hebben in de afgelopen periode. Het is heel leerzaam om te kijken: wat deden we in de afgelopen periode heel goed, wat gaat ons als team heel goed af? En welke dingen vinden we wat minder makkelijk, of waar voelen we ons minder mee thuis? Of hebben we in praktijk minder tijd dan we vooraf hadden ingeschat, elke keer?
Deze stap hoef je niet te zwaar te maken, maar het kan heel leerzaam zijn om even met z’n allen stil te staan bij wat je nou gedaan hebt. Want vanaf hier ga je vooral vooruitkijken naar een volgende, hele belangrijke stap in het project, namelijk de implementatie. Wat kunnen jullie in de komende periode anders doen, waardoor de implementatie nog fijner gaat dan de selectie.
Team aanpassen
Aan het begin van dit project heb je een team samengesteld. Doorgaans is het team dat betrokken is bij de selectie wat compacter: directeur, een of meerdere MT-leden, een of meerdere afdelingshoofden, en bijvoorbeeld je IT-medewerker.
De komende periode gaat jouw nieuwe leverancier willen spreken met een heel aantal mensen uit je bedrijf. Bijvoorbeeld met een of meerdere werkvoorbereiders, afdelingschefs en de mensen die het werk doen. Productiemedewerkers, of als je een advocatenkantoor hebt: je advocaten, juristen. Als je een reclamebureau hebt: de mensen op de design- en op de productieafdeling.
Het kan dan ook handig zijn om nu je team aan te passen en die mensen alvast bij het team te betrekken, en ze ook allemaal een rol toe te wijzen — bijvoorbeeld de rol van stakeholder.
Vraag die mensen daar ook naar en betrek ze ook bij het proces. Verras ze dus niet als de leverancier al op de stoep staat, maar nodig ze nu alvast met z’n allen uit. Leg uit waar je mee bezig bent, leg uit wat de rol is die zij hebben, de verantwoordelijkheid die ze daarmee dragen, en geef ze ook echt het gevoel dat ze onderdeel zijn van het hele proces.
Binnenkort in SCHERP Kolom: stoppen met... Kolom: doorgaans of starten met...
Kick-off met je nieuwe leverancier
Jullie hebben je keuze gemaakt. Jullie hebben teruggekeken, geleerd, en vooruitgekeken naar wat jullie intern moeten doen om ook de volgende fase tot een succes te maken.
Nu is het tijd om met de leverancier ook echt aan de gang te gaan. Nu je de energie erin hebt zitten, is het handig om ook op korte termijn een eerste echte meeting met die nieuwe leverancier te hebben, het liefst bij jou op kantoor.
Jij introduceert jouw teamleden, zij introduceren die van hun. De afgelopen periode heb je vooral te maken gehad met de verkopende kant, of met de saleskant. Maar de komende periode gaan ook andere mensen aansluiten. Zorg dat die namen en gezichten bij jullie bekend zijn.
Het is ook een goed moment om van de leverancier te verwachten dat zij een grove planning aanleveren, en dat ze laten zien: in maand 1 doen we dit, in maand 2 doen we dat, we verwachten in die periode zus en zo live te hebben. En eventueel ook al dat ze kunnen aangeven wat ze in heel die periode van jullie verwachten. Misschien hebben ze de eerste twee maanden nodig om intern dingen te organiseren en te configureren, of hebben ze juist in de komende maand jullie hulp nodig om informatie aan te leveren.
Tijdens een kick-off meeting kun je de deal nog één keer vieren met de leverancier, maar ook op een frisse manier kijken naar het aankomende project.
Nieuwe of aanvullende afspraken maken
In een gezonde relatie is duidelijk wat je van elkaar kunt verwachten.
Kijk maar terug naar klanten en leveranciers waar je al jaren mee samenwerkt. Waarschijnlijk voelen jullie elkaar inmiddels goed aan en weet je dus wat je van elkaar kunt verwachten. Bij deze relatie moet dat allemaal nog beginnen. Dus om het proces te helpen is het handig om nu even te kijken welke afspraken je heel concreet wil hebben, omdat die het proces verderop in de weg kunnen zitten.
Denk dan onder andere, maar niet exclusief, aan deze punten.
Reactietijden in beide richtingen
In de komende periode gaan jullie vragen stellen aan elkaar en verwachten jullie dat er een antwoord komt. Niet elke vraag hoeft meteen dezelfde dag beantwoord te worden, maar het project kan stroperig worden op het moment dat antwoorden uitblijven of structureel te lang op zich laten wachten.
Als je op dit moment al een voorkeur hebt voor reactietijden voor bepaalde type vragen, spreek die dan duidelijk uit met die leverancier en zorg dat je daar afspraken voor op papier maakt. Dit geldt beide kanten op. Dus dat wil ook zeggen dat jullie vragen van de leverancier een beetje vlot moeten oppakken.
Eén vast aanspreekpunt aan beide kanten
Waarschijnlijk komt de leverancier met een projectmanager die jullie vaste aanspreekpunt gaat zijn. Hij of zij gaat vragen vanuit jullie neerleggen bij de juiste mensen in hun team: een developer, een procesengineer, iemand van de helpdesk.
Maar wie is het vaste aanspreekpunt aan jullie kant?
Een vast overlegritme afspreken
Elk project kent zijn eigen ritme, een eigen kadans, en één leverancier kan hetzelfde sjabloon neerleggen bij twee klanten en daar toch een iets andere kadans bij hebben.
Dat is prima, maar het kan heel erg helpen om vanuit jullie alvast een voorkeur uit te spreken door te zeggen: laten we elke week de vaste contactpersonen telefonisch overleg laten hebben. Of: wij willen elke twee weken een Teams-meeting hebben met bepaalde personen uit het team.
Het maakt eigenlijk niet uit wat je daarin kiest, maar het is wel handig om er een duidelijke uitspraak over te doen. Want als je een vaste kadans hebt, is dat eigenlijk een soort van hartslag voor het project.
Escalatiepad: wie bel je als het vastloopt?
Er kan altijd iets gebeuren. Een cruciaal persoon in een van beide teams wordt ziek of moet zich tijdelijk met iets anders bezighouden, en is daardoor even minder bereikbaar. Wat doe je dan?
Of de developers van je leverancier blijken veel langer nodig te hebben gehad om bepaalde features voor jullie te maken, en de projectmanager meldt zich met een voor jullie onverwacht hoge factuur. Wat doe je dan? Spreek je dan verder met die projectmanager, of bel je met de directeur van jouw leverancier?
Wijzigingen en extra wensen onderweg
Dit heet met een fancy woord ook wel ‘scope creep’, en het komt bij vrijwel alle softwareprojecten voor.
Je hebt, als je deze methode gebruikt hebt, een hele behoorlijke voorbereiding gehad, maar dat sluit niet uit dat een van je medewerkers in week 24 van het project toch met iets op de proppen komt waarvan iedereen zegt: ja, natuurlijk moeten we dat hebben, dat is eigenlijk heel logisch, maar het is in het hele afgelopen project nog niet naar voren gekomen. Het moet wel gemaakt worden, dus de leverancier zal op een gegeven moment in de boeken duiken en zien: hé, daar hebben we meer tijd voor nodig gehad dan van tevoren gedacht, en daar moeten ze iets mee.
De ene leverancier accepteert tot op zekere hoogte heel veel extra uren, de andere zal vanaf dag 1 meteen al een brief sturen naar je en zeggen: punt zoveel en zoveel zijn meerwerk en worden achteraf in rekening gebracht.
Ook hier geldt: heb het daar gewoon heel eerlijk over met die leverancier. Nogmaals, de kans op wijzigingen, nieuwe wensen en/of extra wensen is heel groot. Dus behandel ze als een te verwachten onderdeel van het komende project.
Wanneer ben je “klaar”?
Hier is ook een mooie Engelse term voor, en die heet ‘definition of done’. Oftewel: wanneer is iets echt klaar?
Jij en je medewerkers kunnen in twee minuten de meest fantastische dingen bedenken, maar die zullen deze leverancier en alle andere leveranciers zomaar een half jaar bezig kunnen houden om dat werkelijk te maken. Dus je moet met elkaar een goed begrip krijgen over wanneer iets precies klaar is.
Jullie hebben tijdens een vergadering een bepaald idee nog genoemd. Dat zit er nu niet in, het stond ook niet in de offerte, en de leverancier is van mening dat het functioneel nu voldoende is om jullie werk te doen. Heb het daar met z’n tweeën over, om te zorgen dat je elkaar ook daar goed begrijpt.