FASE 4: TESTEN EN VASTSTELLEN

ERP-software testen:
Vertrouwen is goed, controle is beter

Ok die demo’s zijn mooi maar hoe
werkt dat pakket met jullie informatie?

Een standaard demo vertelt je eigenlijk bijna niks. De leverancier laat zien wat zijn software kan in ideale omstandigheden, met nette testdata en een gladgestreken verhaal.

Maar wat jij wilt weten is hoe die software omgaat met jullie situatie, met jullie data en jullie uitzonderingen. Dat is het verschil tussen een demo en een demo op maat.

Voorbereiding
In bepaalde gevallen kan het handig zijn om jouw eisen en je voorbeeldinformatie ruim van tevoren op te sturen. In sommige gevallen wil je dat juist niet doen — je loopt namelijk het risico dat de leverancier de software of jouw data iets oppoetst waardoor het lijkt dat het allemaal heel gemakkelijk werkt, terwijl het dat in de praktijk niet doet.

Wat je sowieso wel kunt doen is de leverancier zo goed mogelijk beschrijven hoe jullie werken. Geef een organigram, geef procesoverzichten van je belangrijkste processen, en geef misschien een aantal klantnamen of artikelen mee die ze in hun testomgeving kunnen opbouwen.

Begin met de “happy flow”
Met happy flow wordt bedoeld: een standaard proces met makkelijke data. In feite het eerste proces dat je een nieuwe medewerker uitlegt en de eerste situatie die hij of zij heel gemakkelijk onder controle gaat krijgen. Eigenlijk het simpelste van het simpelste binnen jouw bedrijf.

Een goede eerste stap tijdens het testen is om een aantal happy flows uit te testen — bijvoorbeeld van verschillende afdelingen. Blijft dat overeind, dan kun je door naar de volgende stap.

Uitgebreid testen met uitzonderingen
In deze fase gebruik je de situaties die je zelf hebt opgehaald in fase 2. Welke processtappen en welke data wijken regelmatig af? Gooi die nu eens echt in dit systeem en kijk hoe het ermee omgaat. Zie je bugs? Loopt het systeem vast? Accepteert het systeem dingen die het zou moeten accepteren? Alles wat je ziet is belangrijke informatie en vertelt jou hoe goed dit systeem is voor jullie.

Wat je in deze fase zeker ook kunt testen zijn bijzondere tekens — klantnamen, artikelnamen of tekens die in omschrijvingen worden gebruikt. Voer die in en kijk of die gegevens overal netjes worden afgebeeld: tijdens het invoeren, daarna in de overzichten, als je een bon afdrukt waar diezelfde gegevens terugkomen.

Wat je ook moet testen is hoe het systeem omgaat met heel veel of heel complexe data. Gebruik je een bill of materials, test dan eens met hoeveel niveaus deze software om kan gaan. Vaak zie je dat niet in de documentatie, maar als je gaat testen blijkt dat de software misschien niet voorbij zes of acht lagen diep kan. En ook daar: wat wil dat voor jullie zeggen?

Combineren en stress-testen
In deze fase ga je echt tot het uiterste om te zien hoeveel deze applicatie aankan. Wat gebeurt er op het moment dat je in één keer 500 klanten met hun hele historie probeert te importeren? Hoe zien de overzichten eruit als je er 10.000 artikelen in hebt staan? Hoe snel is het zoeken met een miljoen klanten? En hoe snel is het systeem als jullie met 40 mensen tegelijkertijd zouden inloggen? Kun je dat nabootsen? Dan is het zeker de moeite om het te testen.

Tip: hoe reageert de leverancier op dit testen?
Wat is de reactie van de leverancier als je bepaalde informatie in het systeem probeert te stoppen? Wat is zijn reactie op het moment dat het systeem even niet reageert zoals iedereen het graag zou willen?

Zie je de leverancier bluffen, neem dat mee in je achterhoofd. Of zie je de leverancier heel eerlijk reageren en netjes uitleggen dat het misschien ook een heel uitzonderlijke situatie is — neem dat ook mee. Wat je hoort én het gevoel dat het je geeft, zijn allebei onderdeel van je beoordeling van de applicatie en de leverancier.

In dit hoofdstuk laten we de software even los en leggen we de focus op de leverancier. De mensen met wie je de komende jaren flink gaat samenwerken.

Het doel is dat je een zo eerlijk mogelijk beeld krijgt van hoe zij werken. Wat vinden zij normaal? Zijn ze heel pragmatisch? Zijn ze goed georganiseerd? Zijn ze flexibel, menselijk of heel strikt? En ook hier weer: wat willen jullie zelf? Hoe reageert de leverancier van jullie dromen?

Er zijn veel verschillende manieren om een goede indruk te krijgen van die leverancier. Bel je contactpersoon op maandagochtend om vijf voor half negen. Of op vrijdagmiddag om vijf voor vijf op de vaste lijn van kantoor. Wie neemt er op? Hoe reageren ze? Zijn ze nog steeds bereid om je te helpen — of pas nadat ze weten met wie ze spreken?

Wat je ook kunt proberen is het proces een beetje op te rekken. Hoe gaan ze om met vertraging? Wat als je zelf een vergadering verzet, later reageert op een mail, of de helft maar invult? Zijn ze in al die gevallen gewoon bezig met een nieuw dossier — of heb je het gevoel dat ze echt aan de relatie willen werken? Dat is een cruciaal verschil.

Met wie werk je straks echt samen?
Je hebt nu waarschijnlijk vooral de verkoper gesproken. Maar wie gaat de software straks echt bij jullie implementeren? Probeer ook vlieguren te maken met de mensen die dat straks komen doen. Dat zijn de mensen met wie je echt een werkrelatie krijgt. En hoe voel je je daar eigenlijk bij? Zijn dit de mensen met wie je de komende jaren dit belangrijke werk wil oppakken?

Over het bedrijf zelf
Wat is jouw indruk van dit bedrijf? Hoe zijn ze georganiseerd? Hangt alles af van de inspanningen van individuele medewerkers — of is het procedureel ook echt goed geregeld?

Zie je veel oudere medewerkers? Wie gaat over een paar jaar helpen? Andersom: als je veel jonge medewerkers ziet, hoeveel ervaring en verantwoordelijkheidsgevoel hebben zij?

Al deze punten geven jou een beeld van de organisatie met wie je straks veel in aanraking komt. Het kan best zijn dat de software heel goed bevalt maar de organisatie niet. Probeer in dat geval ook goed te kijken of je een alternatieve dealer kunt vinden.

Een succesvol ERP-traject gaat over software én de mensen.

Twee redenen voor een POC
Er zijn globaal twee redenen om een POC te laten maken: een nadere verkenning of bewijs laten leveren.

Demo’s laten zien wat kan — de POC levert het bewijs of jouw situaties ook echt werken met deze software. Het is ook de eerste echte samenwerking met de leverancier, en daarmee een heel goed instrument om elkaar nog beter te leren kennen. Om vraagtekens die mogelijk aanwezig zijn weg te halen en om te zetten naar duidelijkheid voor alle betrokkenen.

Wat is een POC?
Een POC is een beperkte testopstelling waarin je zelf met jouw team kunt toetsen of de software echt werkt voor jullie situatie. Geen standaard demo, geen implementatie — een bewuste, tijdelijke test van deze applicatie.

Doorgaans gebruik je een POC niet om alles te testen, maar die dingen die het meest kritisch zijn of waar jullie over twijfelen. Een POC levert het bewijs wat wel goed werkt en wat mogelijk nog niet.

Voordelen voor jou én de leverancier
Voor jou is een POC interessant omdat je nog meer zekerheid krijgt. Je verkleint de kans op verrassingen nog verder.

Voor de leverancier is een POC interessant omdat ze jouw organisatie leren kennen en zelf ook weten hoe complex bepaalde punten zijn. Het geeft hen de kans om een passendere offerte uit te brengen en nog eerlijker te kunnen zijn over hoe zij het project inschatten.

Een goede leverancier omarmt een POC, zeker in het geval van een bepaalde mate van complexiteit. Een leverancier die dat liever niet aangaat, geeft eigenlijk al een signaal af.

Actiepunten
De leverancier bouwt de POC en configureert de software op basis van jullie processen en data.

Het is jullie verantwoordelijkheid om echte of realistische data aan te leveren, procesbeschrijvingen en ook uitzonderingen die jullie regelmatig tegenkomen. Hoe beter jullie input, hoe zinvoller de POC.

Hoe je de POC beoordeelt
Werkt de software zoals beloofd in jullie specifieke situatie? Wat vinden jullie van hoe deze software nu werkt? Het kan zijn dat bepaalde dingen nog niet perfect zijn — het is een proof of concept en geen productiesoftware, daar moet je rekening mee houden. Maar hoe bevalt de software tot nu toe?

En hoe beoordeel je de samenwerking? Dit is de eerste keer dat je echt samenwerkt met die leverancier. Hoe gaat dat? Geeft het een goed gevoel? Gaat het lekker snel? Zijn ze flexibel?