FASE 3: ZOEKEN & FILTEREN

ERP-leveranciers vergelijken.
Net als daten: kies niet te snel..

Aan de voorkant zien alle
softwarepakketten er geweldig uit.

Met dit document pak je de regie in de eerste gesprekken met al je potentiële leveranciers. Je geeft heel feitelijk aan wat jullie nodig hebben en wat jullie verwachten. Daarmee voorkom je dat de leverancier zelf van wal steekt met eindeloze hoeveelheden marketing- en salesmateriaal.

Dat sla je over en je zoomt in op hetgeen wat voor jullie belangrijk is. Je krijgt dus heel snel antwoord op jouw vragen, in plaats van dat jullie heel veel nieuwe vragen krijgen.

Inhoud van het document

• Bedrijfsprofiel: wie zijn jullie, wat doen jullie, hoeveel medewerkers, welke branche.
• Hoofdvereisten: de must-haves uit fase 2.
• Functionele eisen: wat moet het systeem concreet kunnen per afdeling en/of per proces.
• Niet-functionele eisen: wil je een cloudoplossing of juist on-premise? Welke gebruikersaantallen gaat het om? Welke koppelingen verwacht je? Wat verwacht je op het gebied van beveiliging? Wat heb je nodig op het gebied van taal?
• Leveranciersprofiel: wat verwacht je van de leverancier zelf? Heb je een beeld van de gewenste grootte van de leverancier? Hebben ze branche-ervaring? Verwacht je dat ze referenties insturen? Wat is jouw voorkeur in communicatie — via een ticketsysteem of juist iemand op locatie?
• Wat verwacht je van de leverancier als reactie: hoe verwacht je dat ze reageren, wanneer, in welk format, hoe uitgebreid.

Wat je bewust weglaat

• Prijsinformatie: dat hoort later pas in het proces.
• Te veel details: dit document is een schifting. Het is geen bijbel, geen bibliotheek. Het is letterlijk een eerste stap in jullie kennismaking en discussie.

In dit document staan alle kandidaten die je enigszins gaat overwegen voor jouw nieuwe ERP-software. In principe hoeft de lijst niet veel meer te bevatten dan de naam van de oplossing, een link naar de website en een oordeel op basis van wat je op dat moment weet.

Persoonlijk verzamel ik altijd eerst heel veel namen. Vervolgens ga ik de website bekijken, probeer een idee te krijgen van de leverancier die die oplossing gaat leveren en geef ik op basis daarvan een kort oordeel. Lijkt te passen. Zeer waarschijnlijk te duur. Volgens mij te weinig branche-ervaring. Heel korte oordelen — en that’s it.

Bij de meeste van mijn projecten verzamel ik ergens tussen de 10 en 30 serieuze kandidaten voor de longlist. In sommige gevallen kan 10 kandidaten ruim voldoende zijn, maar ik daag mezelf ook altijd uit om in deze fase op elke mogelijke manier die ik kan bedenken tot een uitgebreide lijst te komen.

Deze lijst vormt de springplank voor de rest van het project. Als een oplossing hier niet op staat, ga je hem ook nooit serieus overwegen — en dat kan serieuze consequenties hebben voor het bedrijf.

Daag jezelf dus uit om de longlist ook echt behoorlijk uitgebreid te maken.

In deze fase ga je op zoek naar kandidaten waarvan je enigszins denkt dat ze kunnen passen — dat ze kunnen leveren wat jullie nodig hebben. Daarvoor zijn een aantal standaardroutes die je kunt overwegen.

• Google: zoek op ERP en dan jouw branchenaam. Bijvoorbeeld: ERP voor installatiebedrijven. En kijk wat er terugkomt.
• AI: vraag een AI-tool die je regelmatig gebruikt welke oplossingen die kan vinden. Geef die eventueel ook jouw programma van eisen zodat die gerichter kan zoeken.
• Branchevereniging: misschien is er een branchevereniging die al onderzoeken heeft gedaan naar pakketten die zouden kunnen passen. Vraag die resultaten op en pluis ze na.
• Collega-ondernemers: wie ken je die je kunt bellen om te vragen welke systemen zij gebruiken en wat daarvan bevalt — aan de software én aan de leverancier?
• Vergelijkingswebsites: zoals ICT Portal en Appwiki. Nuttig als startpunt, maar zeker niet leidend. Houd er rekening mee dat een aantal van die websites commerciële banden heeft met een aantal van de partijen die ze vermelden.

Kijk per aanbieder die je via deze wegen tegenkomt of je ze op jouw lijst wil zetten.

Persoonlijk zet ik er ook graag partijen bij waarvan ik vrijwel zeker vermoed dat ze te duur zijn of te weinig ervaring hebben. Door die op de lijst te zetten en later in gesprek te gaan met het hele team, is het prettig om die discussie aan te gaan en die partijen samen van de lijst af te strepen. Dat creëert het gevoel dat iedereen wordt betrokken bij het hele proces en dat je met z’n allen een bewuste keuze maakt. Oké, SAP kan alles wat we willen — maar is mogelijk vanaf een miljoen euro, misschien zelfs veel duurder, en dat is een budget wat voor ons totaal niet verantwoord is. Dus strepen we hem weg.

Aan de andere kant heb je misschien een enthousiaste eenmanszaak of een klein team van twintigers met fantastische software in ontwikkeling — maar nul ervaring in jullie branche, nul track record, nul referenties. Ze vragen er niet veel voor, maar het risico voor jullie is te groot. Dus strepen we ook die van de lijst af.
Op deze manier creëer je draagvlak binnen je eigen team en begrijpt iedereen waarom je inzoomt op de partijen die zijn overgebleven.

In deze stap kijk je naar de software én naar de mensen die dat aanbieden. Beide zijn heel belangrijk. De software heb je dagelijks nodig tijdens je werk, maar de mensen komen het bij jou inrichten. En de mensen zorgen ervoor dat als er iets fout gaat, zij het voor je kunnen oplossen.

Jouw ideale leverancier heeft niet alleen de juiste software-features, maar ook de juiste mensen die passen bij jouw organisatie.

Een voorbeeld: het ene MKB-bedrijf zoekt een aanbieder die alles perfect logt. Die vinden het juist fijn dat die aanbieder zegt: maak eerst een ticket aan voordat wij in beweging komen. Heel veel andere MKB-bedrijven zullen zeggen: maak het voor mij laagdrempelig, laat me bellen, denk even met me mee en beweeg dan ook snel mee. Voor beide is iets te zeggen. Het enige wat telt is dat jullie gaan bekijken wat jullie nodig hebben.

Onderzoek naar de software

• Bekijk de website grondig: niet alleen de homepage, maar ook de sectie over jouw branche. Lees de klantcases. Bekijk ook de prijspagina en kijk of je daar al iets mee kunt. Vaak worden de licenties wel genoemd, maar valt er over implementatie nog niks te zeggen.
• Bekijk video’s en demo’s die publiek beschikbaar zijn. Let op: dit is de beste versie van hun software — het ideale van het ideale. Daar kun je dus nog niet zoveel mee, maar het geeft wel een indruk van de gebruiksvriendelijkheid, uitstraling en opties van de software.
• Zoek onafhankelijke reviews op. Bij veel softwareaanbieders kun je op dit gebied niet veel vinden en je moet ook opletten op commercieel gemotiveerde reviews. Maar het kan de moeite waard zijn om hier even naar te kijken.

Referenties ophalen

• Ken je iemand die deze software gebruikt? Bel die persoon. Zeg dat jij deze software aan het overwegen bent en dat je eerlijke reacties zoekt — en kijk wat die persoon te zeggen heeft.
• Vraag altijd twee dingen: hoe bevalt de software én hoe doet deze leverancier het als partner?
• Eén slechte ervaring kan ook pech zijn. Reset jezelf en probeer het opnieuw als de rest van deze oplossing er wel gunstig uitziet.

Documenteer per aanbieder

• Maak een kort documentje aan op jouw gedeelde schijf. Geef het document de naam van de aanbieder.
• Noteer de datum wanneer je iets hebt gevonden of wanneer je iemand hebt gebeld. Noteer wie je hebt gesproken en wat er is besproken. Dit hoeft niet uitgebreid, maar het is wel belangrijk dat het helder op papier staat.
• Schrijf ook je persoonlijke indruk kort op: hoe voelt deze partij en oplossing? Wil je daar meer van zien? Merk je dat je energie krijgt van deze combinatie? Of merk je dat het energie kost? En waarom? Schrijf ook die indruk kort maar helder op.

De mensen achter de software — minstens zo belangrijk

• Hoe reageren ze als je contact opneemt? Is het snel en persoonlijk — of “maak even een ticket aan”?
• Wie neemt de telefoon op? Word je drie keer doorverbonden? Krijg je de juiste mensen regelmatig niet te pakken? Of heb je meteen iemand aan de lijn met kennis van zaken die jou ook te woord kan staan?
• Wat is hun toon in communicatie? Is het zakelijk en strak of menselijk en betrokken? En wat zoeken jullie — past het ook op dit punt?

Weet wat je zoekt in een partner

• Dit is een vraag die veel mensen zichzelf niet stellen: wat voor type mensen passen eigenlijk bij jouw bedrijf?
• Zoek je heel nauwkeurige, procesgerichte mensen waarbij het karakter minder uitmaakt, maar alles goed gelogd moet zijn?
• Of zoek je mensen-mensen die ook goed zijn met techniek?
• Er is geen goed of fout antwoord — maar zorg wel dat je antwoord krijgt op jouw vraag.

In deze fase gaan we alle kandidaten stuk voor stuk goed bekijken en op verschillende punten beoordelen. Het is belangrijk dat je zuivere informatie verzamelt. Eén keer voicemail wil niet zeggen dat deze partij slecht bereikbaar is — probeer het later nog een keer.

Als het echt een patroon begint te worden, schrijf het dan zeker op en neem het mee in je oordeel. Aan de andere kant: als je jezelf niet goed voelt bij een applicatie of aanbieder en dat gevoel blijft, hou het dan niet bij een gevoel maar schrijf het ook duidelijk uit.

Stap 1 — Iedereen onderzoekt mee

• Laat alle teamleden de kandidaten op de longlist zelf bekijken voordat je samen gaat overleggen.
• Geef ze een eenvoudig format: naam van de kandidaat, eerste indruk, vragen die ze hebben.
• Zo voorkom je dat één stem de groep kleurt.

Stap 2 — Ga gezamenlijk in gesprek

• Leg alle feedback op tafel: wat is ieders indruk per kandidaat?
• Gebruik de criteria uit het programma van eisen om snel te kunnen schrappen: veel te duur, geen branche-ervaring, geen track record, aanbieder is te klein of juist te groot voor jullie situatie, of je ziet geen toekomstontwikkelingen.
• Bespreek ook wie er positief opvalt — welke aanbieder en waarom.

Wat je wegstreept en waarom

• Te duur: deze aanbieder is buiten jullie budget, ook al zou je stevig onderhandelen.
• Te weinig ervaring: deze partij heeft fantastische software, maar geen of nauwelijks klanten in jullie branche — of misschien überhaupt nog heel weinig ervaring. Dat brengt risico met zich mee. Daar mag je heel eerlijk over zijn. Het kan een reden zijn waarom je ook goede software toch niet meeneemt in je traject.
• Geen toekomstperspectief: weinig updates, geen roadmap, of een nieuwe eigenaar die vooral eigenaar is geworden vanwege de licenties en niet echt interesse heeft om nieuwe features te ontwikkelen. Dat kan een hele geldige reden zijn om deze aanbieder weg te strepen.
• Geen reactie of slechte reactie: belt deze partij niet terug? Komen ze hun afspraken niet na? Zijn ze slecht bereikbaar of communiceren ze op een manier zoals jullie dat niet willen? Schrijf dat netjes op. Dit zegt namelijk al iets.

Wat een streepje voor geeft

• Veel branche-ervaring en aantoonbare referenties.
• Ze zijn actief in hun ontwikkeling: nieuwe versies, een duidelijke roadmap. Dit is duidelijk een club die inzet op nieuwe features.
• Een goede eerste indruk bij meerdere teamleden. De personen met wie je nu in aanraking komt zijn de mensen met wie jij de komende jaren gaat werken.
• Een prijs die past bij jullie situatie.

Het eindresultaat: 3 a 5 serieuze kandidaten
Een shortlist van drie tot vijf serieuze kandidaten waarvan je het grote vermoeden hebt dat het op heel veel punten een mooie match gaat zijn met wat jullie zoeken.

Er is geen vaste grens, maar meer dan vijf kandidaten maakt het vervolgtraject vrij zwaar. Minder dan drie geeft te weinig vergelijkingsmateriaal. Drie tot vijf is daarom doorgaans het beste.

Zoals ik eerder al schreef, gaat het niet alleen om software, maar ook om de mensen die het komen aanbieden en implementeren. Met deze mensen ga je de komende jaren een heel belangrijke zakelijke relatie aan. In deze fase ga je kijken in hoeverre dat allemaal past.

Hoe ga je door de shortlist heen

• Stuur je programma van eisen naar alle shortlist-kandidaten als je dat nog niet hebt gedaan.
• Plan een eerste kennismaking. Online via Teams is een mooi startpunt. Geef elke aanbieder een uur de tijd: laat ze zichzelf introduceren, hun standaardverhaal houden over hun software — en als ze slim zijn, ruimen ze zoveel mogelijk tijd in om in te gaan op specifieke vragen en punten die voor jullie interessant zijn.

Demo op maat
In principe heb je niets aan standaard demo’s en standaard marketingmateriaal. Waar je naar op zoek bent is hoe ze omgaan met jullie situatie, jullie voorbeeldinformatie en jullie voorbeeldsituaties die je inmiddels hebt opgehaald uit de organisatie.

Referenties
Heb je referenties gekregen van de verschillende aanbieders? Bel die partijen dan zeker op. Vaak zijn dit de beste implementaties die deze aanbieder in huis heeft. Soms zijn de referenten extra mild over de aanbieder. Probeer in te schatten in hoeverre ze echt oprecht en open zijn — of moet je doorvragen voordat je een waardevolle reactie krijgt.

Schrijf ook deze informatie op in het document dat je bijhoudt per aanbieder. Op die manier krijg je een compleet beeld per aanbieder en dat helpt je bij de verdere stappen in dit proces.

Referenties ophalen
Het is altijd een goed idee om de leverancier die je op het oog hebt te vragen naar referenties die je mag nabellen. In eerste instantie is het logisch om te kijken naar je eigen branche, maar als die niet beschikbaar zijn, kan het nog steeds interessant zijn om referenties op te vragen in andere branches met een vergelijkbare bedrijfsgrootte of complexiteit.

Een andere bron van referenties is je eigen netwerk. Bel eens een aantal ondernemers of oud-collega’s op om te kijken met welke software zij werken. Misschien gebruiken ze wel dezelfde — en zo ja, wat vinden ze daarvan?

Je branchevereniging heeft mogelijk ook een overzicht van wie welke software gebruikt en welke partijen je mag nabellen.

Vragen aan elke referentie
Natuurlijk vraag je hoe de software bevalt. Doet die wat dat bedrijf ervan verlangt? Is het snel? Is het intuïtief? Hoe was de training?

Vergeet zeker ook niet te vragen naar de menselijke kant. Hoe logisch vinden ze de software zelf? Hoe moeilijk is het voor nieuwe medewerkers om ermee aan de gang te gaan — moet je eerst een flinke training volgen of is het eigenlijk best intuïtief?

Met welke dealer of tussenpersoon is deze software geleverd? Hoe is dat bevallen? Hoe verliep de implementatie? Wat werd van tevoren beloofd en wat werd er daadwerkelijk opgeleverd?

Wees kritisch op de referentie
De referenties die je van de leverancier krijgt zijn zeer waarschijnlijk hun beste relaties. Pas er een klein beetje voor op dat ze niet opvallend enthousiast zijn — en vraag goed door in hoeverre het ook echt allemaal zo goed is als het klinkt.

Probeer ook een gevoel te krijgen hoe open en eerlijk iemand is. Is die uit zichzelf ook soms kritisch? Of moet je bij alles doorvragen om überhaupt maar een beetje richting de kern te komen?

Tip: bezoek een referentie
Het bezoeken van een referentiebedrijf is veel waardevoller dan even bellen. Het kost je meer tijd, maar die investering kan heel veel waard blijken. Je kunt bovendien de sfeer proeven bij het bedrijf — hoe enthousiast zijn de mensen die jou rondleiden, en hoe enthousiast zijn de mensen die er gewoon elke dag mee werken?