FASE 1: VOORBEREIDING
Slimme (ERP-)softwareselectie
begint met de juiste voorbereiding
niet met Google of AI
Een goede voorbereiding is het halve werk.
Slimme (ERP-)softwareselectie
Bij het selecteren van software komt veel bij elkaar. Een paar voorbeelden: jullie huidige werkwijze, processen, uitzonderingen en je huidige software.
Door deze nu in beeld te brengen is het later veel makkelijker en sneller schakelen. Zo ga je met minder moeite door het proces en is het eindresultaat stukken beter.
Voorbereiding
De verleiding is heel groot om meteen te gaan zoeken, dat snap ik. Je opent een browser, je gaat naar Google en je typt in “software voor [jouw branche]”.
Dan krijg je allemaal gelikte websites en die verleiden je allemaal tot het kijken van een videootje, het maken van een persoonlijke afspraak, het downloaden van een whitepaper.
Maar voor je het weet ben je best wel diep in het verhaal van die ene leverancier. Dan wordt het toch lastiger om terug te gaan.
En dat is meteen ook je grootste valkuil: hoe meer je hebt geïnvesteerd, hoe lastiger het is om even terug te gaan. Plus, alles wat je ziet ziet er goed uit. Dat wil alleen niks zeggen over wat jij nodig hebt en hoe goed die tool daar bij past.
Fase 1 van deze methode dwingt je om nu alvast na te denken over dingen die straks pas gevraagd worden door softwarepartijen. Hoe beter je daar nu over nadenkt, hoe kleiner de kans op verrassingen en hoe soepeler je door het hele traject gaat.
Feitelijk kun je in deze fase de grootste stappen al maken.
Actiepunten: kernteam regelen›klik om te openen
- Kernteam samengesteld en namen vastgelegd
- Budget en tijdlijn bepaald
- Beslissingsbevoegdheid vastgelegd
Motivatie: pijn & kansen
Wat is de reden waarom je op zoek gaat naar een nieuw ERP-systeem? Vaak kun je dat uitdrukken in huidige pijn of in kansen die je wil pakken.
Door goed over die punten na te denken en ze uit te werken, wordt concreet wat je wil bereiken. En kun je ook met je team beoordelen of je dat gaat oplossen met een ander of een nieuw ERP-systeem.
Het is ook een mooi moment om erover na te denken of je aanvullende maatregelen moet treffen. Bijvoorbeeld procedures beter beschrijven of verbeteren, nieuwe of scherpere afspraken maken met klanten of leveranciers, misschien ook extra mensen aannemen of een extern bureau tijdelijk inhuren.
Het is heel vervelend als je verwacht dat het ERP alle problemen die je nu ervaart oplost. Denk daar in deze fase goed over na.
Verwachtingen: intern én extern
Personeel
Wat verwachten jouw medewerkers van software die ze dagelijks gebruiken? Dus op het gebied van gebruiksgemak, minder handwerk, minder dubbele invoer. Hoe ziet je personeelsbestand er over drie tot vijf jaar uit? Heb je veel vergrijzing, vertrek van ervaren krachten?
Ga in gesprek met je personeel om te kijken welke taken zij niet efficiënt vinden lopen en welke rol jouw ERP daarbij kan spelen.
Klanten
Wat verwachten je klanten van jou op het gebied van digitalisering? Willen zij kortere levertijden? Willen ze offertes sneller krijgen? Vragen ze regelmatig om korting en moet jij dus goed zicht hebben op je nacalculatie? Willen ze real-time status van orders? Wil je een klantenportaal of digitale bestelprocessen?
Ga in overleg met je klanten om te weten wat zij van je willen.
Leveranciers
Welke data willen leveranciers van jou ontvangen en in welk formaat? Is dat EDI? Hebben ze een portaal? Kunnen zij met API-koppelingen werken? Ga daarover in overleg met elkaar. Welke inkoop- en voorraadbeheereisen zijn er en wat kan een ERP voor jou daarin betekenen? Het is leuk als je een offerte tekent met een klant, maar als je vervolgens veel tijd kwijt bent met communiceren met al je leveranciers, dan is dat dus een kans waar jouw ERP jou mee kan helpen.
Met welke ERP-systemen werken jouw leveranciers zelf en wat zijn hun ervaringen daarmee? Kun je daarmee koppelen?
Markt en concurrentie
Wat doen directe concurrenten al digitaal, wat jij nog niet doet? Heb je daar überhaupt een beeld van? Vaak is het wel mogelijk om er een beeld van te krijgen. Misschien hebben ze wel trots een nieuwsbericht online geplaatst of een YouTube-video.
En wat verwacht de overheid? Denk aan e-facturatie, AVG en misschien ook sectorspecifieke regelgeving.
Technologie en trends
Vroeger was het onderscheidend als je een ERP-systeem had draaien. Nu is het vrij standaard.
Maar het hebben van een ERP-systeem is ook niet meer voldoende. Wat kan dat ERP-systeem voor jou doen? Hoe gaat het jou ontzorgen?
Wat verwacht je van jouw nieuwe ERP op het gebied van AI? Of beter gezegd: machine learning, deep learning en andere technieken die eigenlijk onder AI vallen.
Deze fase kost je zelf ca. 3-5 werkdagen, verspreid over 2-4 weken. Prima te doen — alles staat hierboven. Te druk, of wil je zekerheid dat je niks mist? Dit is precies wat ik voor bedrijven doe. Bel me nu vrijblijvend: 06-55 84 86 45.
Kernteam, rollen & gebruikers
Kernteam, rollen en gebruikers
Doorgaans zijn medewerkers van MKB-bedrijven betrokken en oplossingsgerichte mensen. Zodra ze in de gaten krijgen dat iets niet goed gaat, zijn zij over het algemeen instinctief bezig om de gaten dicht te lopen. Om verschillen in procedures, om verschillen in verwachtingen te ondervangen, te corrigeren. Zodat het proces alsnog goed gaat, zodat die order afgaat, zodat het goed gaat met het bedrijf.
Als ze dan merken dat hun eigen functie niet goed kan worden uitgevoerd omdat het procedureel niet goed is, omdat een klant zich niet aan de verwachtingen en afspraken houdt, omdat een leverancier regelmatig te laat is of onnauwkeurig werkt, dan doet dat over het algemeen iets met die medewerkers. Dan gaan ze oplossingen verzinnen om ervoor te zorgen dat zij hun functie alsnog echt goed kunnen uitvoeren. Een Excel-sheet maken waarin ze wel het overzicht hebben wat ze in het huidige ERP of de huidige software niet hebben. Documenten maken, bellen, appen, wat er nog nodig is zodat alle betrokkenen wel op de hoogte zijn.
Die gaten en die punten waarop het niet goed gaat geven stress. Zeker voor iemand die een bepaalde mate van betrokkenheid heeft.
Als je dan toch bezig bent met een nieuw ERP, doe je er echt verstandig aan om met al dit soort mensen om de tafel te gaan zitten. Om te kijken welke belangen er zijn. Wat gaat er nu goed en wat moet straks ook goed blijven gaan. Wat gaat er nu niet goed en wat moet dat nieuwe systeem ook echt kunnen.
Ga met die mensen in overleg en betrek ze bij deze hele keuze.
Een ERP gaat niet alleen over techniek. Een ERP is er voor de mensen. Zorg dat dat systeem doet wat al die mensen ervan verwachten, wat zij nodig hebben.
Beslissers — kernteam of stuurgroep
Eigenaar, directie of een aantal mensen uit de directie, afhankelijk van hoe dat bij jullie is gestoken. Zij nemen de uiteindelijke beslissing, stellen het budget vast, de tijdlijnen en zij sturen. Vaak zijn er ook één of meerdere MT-vertegenwoordigers of afdelingshoofden. Belangrijk: er is één persoon die de echte beslissingen neemt. Bij twijfel of bij conflict beslist die persoon.
Projecttrekker
Intern dagelijks aanspreekpunt. De beste projecttrekker is iemand die de bedrijfscultuur kent en waar collega’s vanzelf naartoe lopen met vragen. Dat hoeft helemaal niet de CEO of de IT-manager te zijn. In het MKB is het vaak een operationeel manager, een controller of een ervaren medewerker met overzicht die goed kan nadenken in procedures en jullie klanten kent.
Medewerkers uit de organisatie — de gebruikers
Betrek de mensen van de afdelingen die het meeste met het systeem werken. Administratie, finance, inkoop, verkoop, logistiek, magazijn, productie — afhankelijk van je bedrijf. Hun taak voor dit project is om eisen aan te leveren vanuit de dagelijkse praktijk. Tegen de tijd dat er demo’s worden gehouden, is het handig als je hen meeneemt. Zo krijg je meteen terugkoppeling, krijgen zij gevoel bij waar het project naartoe gaat en wordt het ook een gedragen keuze.
Probeer ook te kijken naar ambassadeurs: mensen die enthousiast zijn en die collega’s meenemen. Betrek die ook bij het project. Misschien niet in de kerngroep, maar informeer ze gewoon regelmatig.
IT
Als je een IT-afdeling hebt, neem die dan mee voor het bewaken van technische eisen. Als er koppelingen gelegd moeten worden, weten zij waarschijnlijk waar die aan moeten voldoen — op het gebied van beveiliging en infrastructuur. In veel MKB-bedrijven is dat een externe partij of één persoon intern, maar betrek die er wel bij.
Aandachtspunten
Wat je niet wil is een team dat te groot is. Als je met vijftig mensen zit, moet je niet dertig mensen in deze groep hebben. Dan is je kernteam waarschijnlijk drie mensen en nog een stuk of zeven à twaalf testers en gebruikers.
Wat je ook niet wil is een team zonder medewerking van de werkvloer. De mensen van de werkvloer moeten vertegenwoordigd zijn in het hele team.
Gezamenlijk documentbeheer
Gezamenlijk documentbeheer
Bij een ERP-selectietraject komt veel informatie kijken over een langere periode. Twee, vier, zes maanden.
Daarom is het belangrijk dat je een plek aanmaakt waar je het hele team toegang geeft tot de informatie die zij nodig hebben en afhankelijk van de rol daar informatie aan kunnen toevoegen.
De spelregels
- Één locatie, geen uitzonderingen. Niet in de mail, niet alsnog ergens anders opgeslagen of lokaal — alles in deze map.
- Een beheerder die de mapstructuur bewaakt en rechten toewijst.
- Duidelijke afspraken over de naamgeving van bestanden. Bijvoorbeeld: elk bestand begint met de datum — jaar in vier cijfers, streepje, maand in twee cijfers, streepje, dag in twee cijfers — gevolgd door een beschrijvende naam.
Wat erin zit
- Eisen en wensen
- Kandidaten (longlist, shortlist, onderzoek per leverancier)
- Gespreksnotities en verslagen van demo’s
- Offertes en contracten
- Planning en besluitenlijst
Toegang
Wie mag wat zien, wie mag wat bewerken. Leveranciers krijgen geen toegang — zij krijgen alleen wat jij ze bewust toestuurt.
Tip: besluitenlijst en versiebeheer
Je gaat in dit project gedurende de tijd veel leren. Aan het begin denk je dat iets één moet zijn, later denk je dat het misschien anderhalf moet zijn.
Maak daarom een lijst van de besluiten die je in de tijd hebt genomen. Zo kun je terugkijken wat wanneer is gezegd en besloten en hoe jullie tot dit punt zijn gekomen.
Duidelijke afspraken
Communicatie
Spreek met elkaar af hoe je elkaar op de hoogte gaat houden. Heb je elke week een overleg op kantoor? Heb je een maillijst? Maak je een WhatsApp-groep? Afhankelijk van je bedrijf en de eigenschappen van alle teamdeelnemers kun je daarin je eigen opzet ontwerpen.
Spreek ook af wie er communiceert naar de rest van de organisatie. Wanneer betrek je de mensen? Is er een officieel moment waarop je ze informeert? Heb het daar eens vooraf met elkaar kort over.
Beschikbaarheid
Hoeveel tijd verwacht je van teamleden dat ze vrijmaken? Een ERP-selectie gaat elk teamlid een bepaalde hoeveelheid tijd kosten in de komende periode.
Afhankelijk van de rol en de momenten in het proces verschilt die tijd die je nodig zult hebben.
Omgang met leveranciers
Je wilt één aanspreekpunt naar buiten. Één iemand die verantwoordelijk is voor de communicatie met de verschillende leveranciers en kandidaten. Het is ook goed om van tevoren na te denken wat je wel en niet deelt met die verschillende leveranciers — welke informatie geef je ze wel en welke niet.
Vertrouwelijkheid
Heb je te maken met bijzondere vertrouwelijkheid? Data uit het bedrijf die niet gedeeld mag worden, dingen die niet gefotografeerd mogen worden, documenten die niet gedeeld mogen worden met leveranciers. Denk aan budgetruimte, een salesrapportage of andere kandidaten op de shortlist.
Grove planning
Bij de start van fase 1 is de planning bewust grof. Je weet nog niet precies hoe lang alles duurt. Maar zonder een tijdlijn kun je nergens op sturen. Je kunt geen kader stellen en ook geen verwachtingen zetten.
Verwachte doorlooptijden
- Een ERP-selectietraject duurt doorgaans drie tot zes maanden.
- Een ERP-implementatie duurt doorgaans drie tot twaalf maanden, afhankelijk van complexiteit.
Inhoud grove planning
- De fasering zoals je kunt zien in de SCHERP-methode op deze pagina.
- Met welke deadlines moet je rekening houden? Bijvoorbeeld in januari in verband met de boekhouding of een andere belangrijke datum.
- Met welke perioden moet je rekening houden? Bijvoorbeeld vakanties van je medewerkers, een groot project voor een klant, een beurs.
- Wanneer wil je een keuze gemaakt hebben voor jouw ideale ERP-oplossing?
- Wanneer wil je live gaan met het nieuwe systeem?
Randvoorwaarden bij de planning
- Drukke periodes in je bedrijf, bijvoorbeeld jaarrekening, zomerstop of seizoensdrukte. Zorg dat je die periodes niet te vol plant met dit project — er zijn op dat moment andere prioriteiten.
- Vakanties van sleutelpersonen.
- Contractmomenten. Moet je rekening houden met het aflopen van bestaande contracten? Het kan handig zijn om die nu alvast te controleren.
Aandachtspunt: buffer
Houd altijd rekening met onverwachte complicaties of nieuwe ontwikkelingen. De meeste trajecten lopen anders dan je verwacht — houd rekening met uitloop. Dan kom je niet meteen in de problemen.
Einde Fase 1: klaar voor de uitvoering!
Heb je alle bovenstaande koppen opgepakt en – mits voor jullie relevant – uitgevoerd? Super! Deze basis kan voelen als een omweg maar zorgt er juist voor dat je recht op je doel af gaat.
Helemaal top gedaan. Wat wil je nu doen? Even pauze en binnenkort weer verder? ERP-selectie doe je niet in een dag of week dus zorg voor afwisseling. Dat geeft lucht en nieuwe inzichten.
In fase 2 bepaal je wat je écht nodig hebt
De fase waarin de meeste bedrijven de mist ingaan door eisen over te nemen uit demo’s van leveranciers.
Door naar fase 2
Jouw aantekeningen
Deze fase afdrukken · Volgende fase: Fase 2: Wat hebben we écht nodig?
© 2026
Bas Kierkels · Onafhankelijk ERP- & software advies
baskierkels.nl · 06-55 84 86 45
Licentie:
CC BY-NC-ND 4.0 — vrij te gebruiken voor eigen gebruik, mits met vermelding van de bron.
Afgedrukt op: 09-07-2026 · Controleer 'baskierkels.nl/scherp' voor de laatste versie.