FASE 2: WAT HEBBEN WE ÉCHT NODIG?

ERP softwarebehoeften bepalen:
data is cruciaal.

Jij en je collega’s hebben een goede intuitie
maar haal ook bewijs op. Dat voorkomt ellende.

De meeste ondernemers en medewerkers bij MKB-bedrijven hebben intuïtief een heel gedetailleerd beeld, een heel gedetailleerd gevoel van hun bedrijf. Wat gaat er goed? Wat gaat er niet goed? Welke dingen kunnen ze opzetten en meteen vergeten? En welke dingen moeten ze heel goed in de gaten blijven houden, omdat ze weten dat er een grote kans is dat het misgaat — bij die medewerker, die afdeling, die klant, dat product.

Bij de meeste bedrijven waar ik over de vloer kom is dan ook geen behoefte om processen te beschrijven: dat weten ze toch al?

Het probleem is als je met een nieuw ERP in de gang gaat, dat je heel veel gegevens in één keer moet aanleveren aan een leverancier. En op dat moment blijkt het toch veel lastiger om al die verschillende details die je hebt, die je weet, op dat moment op te noemen aan die leverancier. Het gevolg is dat je dus toch niet helemaal een helder, scherp beeld hebt van wat je bedrijf nodig heeft.

En daarmee ontstaat vrijheid voor de leverancier. Die kan zijn eigen demo afspelen, zijn standaard verhaal afspelen. En daarbij kan snel het gevoel ontstaan dat die software die je voor je neus hebt daadwerkelijk heel goed bij jouw bedrijf past.

Misschien wel de belangrijkste tip
Als er één ding is wat ik je wil meegeven uit deze hele methode, is dat het echt belangrijk is dat je jouw zakelijke behoefte zo compleet mogelijk uitschrijft. Dat hoeft geen boekwerk te zijn, het kan heel compact.

In dit hoofdstuk laat ik je zien hoe je dat doet.

Een heel goed startpunt is om te kijken naar dingen waarvan je uit ervaring weet dat ze eigenlijk altijd goed gaan of juist heel vaak misgaan. Schrijf die op. Loop in je hoofd de week door, de maand door op managementniveau. Kijk welke punten regelmatig terugkomen in de vergaderingen met personeelsleden. Waar heb je het regelmatig over met vaste klanten? Bepaalde producten die niet goed gaan, dat soort details.

Probeer die situaties kort maar duidelijk te beschrijven — en dan vooral wat je verlangt van digitalisering op dit gebied.

Jouw software gaat je niet helpen beter te pleiten, tekenen, poedercoaten of lassen. Software kan je wel helpen om procedures beter te hanteren zodat uitzonderingen eerder worden gevangen. Maar dan zul je de kern van wat nu misgaat goed moeten beschrijven.

Wat je ook kunt doen is kijken welke tools mensen nu allemaal gebruiken. Je hebt voor de kernprocessen bepaalde software, maar op bepaalde afdelingen gebruiken ze ondanks die software nog steeds een hele zwik aan Excel-sheets, whiteboards of geschreven documenten. Waarom is dat? Schrijf op wat ze doen met die Excel-sheets. Is het overzicht? Is het werk besparen? Is het communicatie? Zorg dat dat punt op papier staat. Jouw nieuwe software moet dit gat invullen.

Hoor je medewerkers vooral aan. Ga niet veroordelen. Je wil die mensen op dat moment alle ruimte geven om op tafel te gooien wat zij nodig hebben. Kijk mee hoe ze werken en houd vooral oog voor de dingen die ze naast je belangrijkste tools gebruiken. Die gebruiken ze namelijk omdat het standaardsysteem ze niet helpt. Jouw nieuwe ERP hoort al die tools overbodig te maken.

Kijk ook terug naar gesprekken die je hebt gehad met klanten en leveranciers. Wat geven zij aan dat eigenlijk wel beter zou kunnen? Je zou zelfs een aantal klanten of leveranciers specifiek hierover kunnen opbellen. Zeggen: luister, wij nemen onze relatie heel serieus, we zijn bezig met een nieuw ERP — wees nou eens eerlijk. Wat kan er bij ons beter?

Last but not least: welke frustraties heb je zelf? Waar loop jij elke dag, elke week of elke maand tegenaan? Schrijf ook die punten kort maar inhoudelijk goed op.

De reden dat je nu dit boek leest is waarschijnlijk omdat je nu ergens pijn hebt. Geldige reden: goed dat je bezig bent! Maar vergeet niet om ook vooruit te kijken: waar wil je over een paar jaar staan? En wat heb je dan nodig van jouw software? En wat hebben je personeel, klanten en leveranciers je verteld in Fase 1? Neem dat mee en beschrijf het kort maar concreet.

Als de relatie tussen verschillende afdelingen verzuurd is, gaat software niet heel veel helpen. Dan zul je er ook voor moeten zorgen dat er fatsoenlijke communicatie is, fatsoenlijke procedurele afspraken, en dat mensen echt weer met elkaar gaan samenwerken. Software kan dat niet voor je oplossen.

Beoordeel van alle punten die je nu hebt opgehaald goed in hoeverre je mag verwachten dat een nieuw softwarepakket dit ook kan oplossen. Zo niet, zorg dan dat je parallel aan dit softwaretraject ook op een andere manier hiermee aan de gang gaat. Misschien schakel je daar een coach voor in.

Deze stap is vrij makkelijk. In de kern wil je een overzicht van alle software die je nu gebruikt binnen je bedrijf. Een eenvoudig Word-overzicht of Excel-document is doorgaans goed genoeg.

De belangrijkste softwarepakketten weet je waarschijnlijk zo op te noemen, maar het is goed om toch even langs collega’s te gaan om te kijken wat er precies allemaal gebruikt wordt op alle afdelingen. Vraag ook specifiek na of ze misschien nog een Dropbox gebruiken, een Google Drive of dat soort tools. Vaak zie je dat om verschillende redenen toch meer tools gebruikt worden dan je zelf wist en dan je had verwacht.

Dat is allemaal niet erg, maar kijk welke pakketten het zijn en vraag per pakket: hebben we die nog steeds nodig, moeten we dat meenemen in dit nieuwe traject, waarom gebruik je dit? Misschien krijg je dit overzicht niet in één keer compleet — als er over een paar weken toch nog een ander pakket opduikt, zet je die er gewoon bij.

Met één rondje door het bedrijf heb je de belangrijkste softwarepakketten in beeld. Het volgende punt is dat je per softwarepakket gaat kijken welke je nu nog steeds echt nodig hebt, en vooral ook waarom. Dat geeft je een soort shoppinglist voor je nieuwe ERP.

Koppelingen

Welke systemen moeten straks allemaal onder één dak zijn ondergebracht? Of, als dat niet gaat, met elkaar kunnen praten? De tijd van handmatig data overzetten is voorbij — je wilt dat die softwarepakketten met elkaar kunnen praten. In de praktijk heet dat ook wel een API: een koppeling tussen twee pakketten die elkaar verder niet kennen.

Licenties en contracten

Welke licenties en contracten heb je nu allemaal lopen? Kijk in je facturatie, vraag ook bij collega’s na en probeer daar een helder beeld van te krijgen.

Dit is ook een mooi moment om te bekijken welke licenties je misschien niet meer wilt hebben. Zijn er contracten waar je vanaf wil die binnenkort al vervallen? Dat kan invloed hebben op het ERP-selectietraject — namelijk dat je dat contract alsnog zult moeten verlengen voor bijvoorbeeld een jaar, of dat je een tussenoplossing moet bedenken.

Hardware

Heb je servers op je eigen locatie staan en zijn die binnenkort aan vervanging toe, dan kan ook dat invloed hebben op jouw ERP-traject. Stel, je hardwareleverancier heeft gezegd dat hij je huidige hardware nog tot het einde van het jaar kan ondersteunen, maar je verwacht dat jouw nieuwe ERP pas halverwege volgend jaar opgeleverd wordt. Dan moet je daar iets mee.

Ga in overleg met die hardwareleverancier om te zien wat de mogelijkheden zijn. Vaak is het mogelijk om een paar maanden extra ondersteuning te krijgen, al is het misschien tegen betaling. Als het echt niet mogelijk is, ga dan in overleg met je potentiële ERP-leveranciers om te zien wat zij kunnen doen als tussenoplossing.

Cloud versus on-premise

In sommige gevallen heb je de keuze waar jouw ERP-software komt te draaien. Cloud wil zeggen dat het op een server draait, vaak beheerd door een leverancier. Het voordeel van cloud is, als het goed gedaan is, dat het een kleinere kans heeft op uitval en een kleinere initiële investering vraagt.

De tegenhanger is on-premise: dat wil zeggen dat het bij jou op locatie draait. Er zijn verschillende redenen waarom je daarvoor kiest. Een populair argument is dat je veel data hebt of dat privacy extra belangrijk is — in dat geval is er echt iets voor te zeggen om het bij jou op locatie te laten draaien. Het nadeel is dat je zelf verantwoordelijk bent voor de hardware, backups en cyberweerbaarheid. Je zult dus kennis in huis moeten hebben om die zaken te monitoren en leveranciers goed aan te sturen.

Voordat je ook maar één leverancier spreekt, moet je een strategische keuze maken: ga je op zoek naar één pakket dat alles kan, of naar een combinatie van pakketten die elk uitblinken in hun eigen deel? Die keuze bepaalt hoe je zoekt, met wie je praat en hoe je offertes straks vergelijkt.

Veel MKB-ers slaan deze stap over en komen er halverwege de selectie achter dat ze appels met peren aan het vergelijken zijn. In dit onderdeel leg ik uit hoe je die keuze bewust maakt — en waarom “alles in één pakket” lang niet altijd de beste of zelfs een haalbare optie is.

Elk bedrijf heeft een kernactiviteit — dat waar je je geld mee verdient. Daaromheen zitten functies die elk bedrijf nodig heeft: verkoop, planning, facturatie, personeelszaken, relatiebeheer. Op papier lijken die functies bij elk bedrijf hetzelfde. In de praktijk niet. Een assemblagebedrijf stelt heel andere eisen aan planning dan een advocatenkantoor. En zelfs twee vergelijkbare bedrijven verschillen: bij de één is dashboarding cruciaal, bij de ander een bijzaak.

Daarom begin je met jouw bedrijf in een chart: de kernactiviteit in het midden, de belangrijke functies daaromheen. Vervolgens zet je daar jullie eigen wensen in. Niet alle wensen wegen even zwaar — sommige zijn cruciaal, andere zijn handig om te hebben. Zo ontstaat een beeld dat uniek is voor jullie bedrijf. Dat beeld is straks je meetlat: elk softwarepakket dat je bekijkt, leg je hier naast.

De meeste ondernemers zoeken automatisch naar een totaaloplossing: één pakket dat alle behoeften afdekt. Begrijpelijk — één leverancier, één contract, één systeem. Maar leg zo’n pakket naast jullie chart en je ziet vrijwel altijd hetzelfde: het dekt veel, maar niet alles. En soms dekt het juist gebieden af waar jullie niets mee doen, terwijl een cruciale wens buiten de lijn valt. De perfecte totaaloplossing bestaat vaak simpelweg niet.

Er is een tweede strategie die minder bekend is maar vaker wordt toegepast dan je denkt: best-of-breed. Je kiest dan niet één pakket, maar een mix van de best passende oplossingen: een sterk ERP-pakket voor de kern, aangevuld met bijvoorbeeld aparte software voor personeel of boekhouding. Elk pakket doet waar het goed in is. De prijs die je daarvoor betaalt: meerdere leveranciers, meerdere contracten, en koppelingen die moeten werken.

Tip: flexibiliteit brengt opties
Welke strategie je ook kiest: houd er rekening mee dat bepaalde behoeften mogelijk niet ingevuld worden. Ook een mix van pakketten dekt zelden honderd procent. Dat hoeft geen probleem te zijn. Op dat moment heb je namelijk nog een derde knop om aan te draaien: je eigen organisatie. Soms is een interne wijziging — een proces anders inrichten, een werkafspraak aanpassen — slimmer en goedkoper dan software zoeken die precies past bij hoe jullie het nu doen. De gaten in de chart zijn dus geen falen, maar een keuze: los je het op met software, met een extra pakket, of met een aanpassing in je eigen manier van werken?