ERP offertes vergelijken
Wat gaat het ons écht kosten?

Externe kosten (wat je aan de leverancier betaalt)

Eenmalig

Onder eenmalige kosten kun je zien de kosten voor implementatie, dus de uren die nodig zijn om de software er zo in te richten dat die past bij jouw bedrijf.

In veel gevallen worden tegenwoordig ook koppelingen gemaakt of integraties, en heb je daar ook uren voor nodig. Dus die zul je terugzien in de eenmalige investering.

Als je data uit jouw huidige omgeving wilt migreren naar de nieuwe omgeving, zorg er dan ook voor dat je leverancier in de offerte tijd en aandacht reserveert voor het migreren van die data.

Terugkerend

Onder terugkerende kosten moet je sowieso verwachten de licentie voor de software die je hebt aangeschaft. Die is vaak per gebruiker en/of per module. Dus de basisprijs is bijvoorbeeld net iets minder dan twee tientjes per gebruiker per maand.

Maar als je ook de logistieke module wil, of de boekhoudmodule, of de scan-en-herkenmodule, kan het zijn dat er periodiek 100 euro bijkomt voor de hele installatie en/of een tientje per gebruiker.

Dat staat in de offerte niet altijd even lekker en logisch beschreven, dus vraag zeker ook aan de leverancier een rekenmodel. Hoe ziet het er in jullie geval uit, dus met jullie aantal gebruikers en met het door jullie te gebruiken aantal modules? Wat zijn jullie kwijt? Dat voorkomt dat je een verkeerde aanname doet en dat je kosten gewoon verkeerd inschat.

Daarnaast is het handig om uit te vragen wat deze partij nodig heeft voor onderhoud en voor support en voor hosting, en dat soort terugkerende investeringen. Is dat verrekend in het bedrag van de licentie of is dat aanvullend?

In sommige gevallen betaal je een terugkerend bedrag aan de maker van de software, bijvoorbeeld AFAS. Maar wil jouw AFAS-dealer ook nog een bedrag hebben per maand voor het onderhouden of voor het supporten van al jullie inkomende vragen.

Scope

Bij softwareproducten is het lastig om vanaf het begin allemaal hetzelfde beeld te hebben van die software.

En sommige sales spelen daar handig op in door dingen net even iets eenvoudiger te laten lijken, waardoor zij met een lagere prijs naar jou toe kunnen komen. Kijk dus ook heel goed naar wat die scope precies inhoudt, en hier helpt het dan ook als je van tevoren een goed programma van eisen hebt geschreven, want daarin staan precies de piketpaaltjes die jullie uiteindelijk willen raken.

Zorg dat je appels met appels vergelijkt en niet de bedragen.

Interne kosten (wat het jullie zelf kost)

Niet-facturabele uren

Jouw kernteam en sleutelgebruikers hebben in dit hele project de nodige tijd en energie nodig om kandidaten te vinden, om voorstellen te testen, om software te testen, om data op te schonen, om zichzelf en collega’s te trainen en mee te beslissen.

Die uren zijn niet bezig met facturabel werk of productie of wat dan ook. Houd er rekening mee dat die mensen ook daadwerkelijk die tijd daaraan kunnen besteden.

Productiviteitsverlies rond livegang

Er komt een moment dat je overstapt naar die nieuwe software. Een hele gave periode waarbij iedereen na maanden werken gebruik kan gaan maken van die nieuwe software.

Maar dat gaat ook tijd en energie kosten. Je overlegt met elkaar, je vindt nieuwe dingen die er ook nog moeten worden opgepakt. Procedures die een klein beetje worden aangepast. Het heeft gewoon wat voeten in de aarde. Dus in de periode dat je live gaat en net live bent, zul je merken dat de productiviteit net iets minder is, omdat alles nieuw is.

En soms moet je bijvoorbeeld nog een schaduwsysteem bijhouden, schaduwadministratie voeren, wat net iets meer tijd kost. Dat is op zich niet erg, het is ook heel logisch, sterker nog, het kan niet anders. Maar het is wel handig als je er van tevoren rekening mee houdt.

Terug naar je programma van eisen
Offertes zijn zodanig opgebouwd dat ze logisch lezen. Alles wat erin staat is goed doordacht, ziet er goed uit en lijkt naar een ideale situatie te gaan. Pak de offerte en leg die naast je eisenlijst uit fase 3, dus je programma van eisen, en vergelijk op basis van hetgeen wat jullie nodig hebben en wat jullie gevraagd hebben. Dan zie je waar deze offerte mogelijk toch afwijkt of tekortschiet.

Reken over meerdere jaren
Een lagere instapprijs kan op termijn duurder uitpakken, bijvoorbeeld omdat bepaalde investeringen niet in fase 1 zijn meegenomen, of omdat een maandbedrag net iets hoger is dan bij de concurrent. Probeer dus zo goed mogelijk uit te rekenen wat je per oplossing voor de komende 3, 4 of zelfs 5 jaar kwijt gaat zijn.

Probeer zo goed mogelijk beeld te krijgen van wat je eenmalig kwijt gaat zijn in fase 1 en fase 2, en probeer eventueel al een voorspelling of een bandbreedte te maken voor fase 3. En kijk ook wat de maandbedragen zijn.

Op deze manier kun je de verschillende aanbiedingen ook naast elkaar leggen, en kun je in gesprek gaan met de leverancier: waarom kan ik bij jou die fase 1 of fase 2 niet goed invullen? Hoe komt dat?

Zet de offertes overzichtelijk naast elkaar
Maak voor jezelf één overzicht waarbij de offertes naast elkaar staan. De regels zouden dan minimaal moeten zijn: implementatie, terugkerende licentie, onderhoud, eventueel training, en dus ook de planning.

Zijn er ontwikkelingen die jullie mogelijk in de toekomst gaan meemaken, zoals bijvoorbeeld een sterke groei van het bedrijf in personeel, of wellicht ga je branchegenoten of concurrenten overnemen, of een vestiging in het buitenland openen? En heb je die items specifiek met de leverancier doorgenomen?

Als je dat nog niet hebt gedaan, is het zeer de moeite waard om het nu alsnog te doen, want ook hier geldt weer dat aannames risicovol kunnen zijn. Bespreek het gewoon voor de volledigheid nog een keer met je leverancier: dit en dit zijn wij van plan, welke consequenties heeft dat mogelijk voor deze software?

Als je de vraag stelt “kunnen jullie dat wel?”, zullen ze altijd zeggen: ja, natuurlijk. Dus probeer het zodanig te vragen dat zij daar ook echt eerlijk en inhoudelijk op gaan reageren. Het is tegelijkertijd een hele mooie test om te zien hoe deze leverancier omgaat met een — ook voor hen — mogelijke beperking.

Stel dat deze samenwerking niet goed werkt: de software bevalt goed, de dealer niet. Wat zijn dan je opties? Wat kan deze leverancier je daar nu al over vertellen? Kun je de software gewoon aanhouden en verander je de leverancier op papier, of moet je je hele omgeving bij een nieuwe dealer compleet opnieuw laten opbouwen?

Links- of rechtsom, de realisatie van deze software gaat in de praktijk anders dan alle betrokkenen nu verwachten. Dat hoeft helemaal niet erg te zijn — sommige dingen gaan sneller en blijken eenvoudiger dan iedereen had aangenomen.

Eerlijk is eerlijk, de andere kant is ook waar. Er zijn dingen waarvan jouw leverancier gaat zeggen: dat is toch iets meer werk dan wij hadden gedacht. En zeer waarschijnlijk gaat een van je medewerkers nog met iets naar voren komen waarvan iedereen denkt: dat hadden we even niet zien aankomen, maar het blijkt heel belangrijk, dus we gaan het alsnog maken.

Houd dus rekening met extra uitgaven. Dan kun je meteen denken aan euro’s, maar denk vooral ook aan extra tijd of energie: dat een of meerdere medewerkers de komende periode iets meer tijd moeten besteden aan dit project dan je eigenlijk nu denkt.

En het zijn dat soort details die zo’n offerte, het project en ook de samenwerking die je aangaat een heel stuk stabieler maken, want het voorkomt dat een van jullie twee teleurgesteld raakt tijdens deze eerste samenwerking.

Wow: een ERP-selectie is een groot project. Als je dit leest ben je nu vrijwel klaar. Heel knap.

Nu is het tijd om de deal te sluiten en de implementatie op te starten
Het volgende hoofdstuk is weer anders dan de vorige, en ook weer niet minder leuk!
Door naar fase 6